Dấu chưa thanh toán

Dấu chưa thanh toán là công cụ văn phòng quen thuộc trong các bộ phận kế toán, kho bãi, bán hàng. Khi số lượng đơn hàng, hóa đơn xuất kho mỗi ngày tăng lên, việc ghi chép tay từng trạng thái rất dễ dẫn đến sót chứng từ. Một vết dập rõ nét với dòng chữ in hoa màu đỏ giúp người kiểm tra nhận diện hồ sơ ngay khi cầm tập tài liệu, tách bạch hoàn toàn các khoản nợ tồn đọng với những chứng từ đã thu tiền.

Mục đích sử dụng của con dấu chưa thanh toán

Trong luồng chứng từ của phòng kế toán và phòng giao nhận, mỗi tờ phiếu xuất kho hay hóa đơn bán lẻ đều trải qua nhiều bước kiểm tra. Con dấu này thường được dập vào các vị trí dễ quan sát như góc trên bên phải hoặc đè chéo nhẹ lên phần tổng tiền của bản lưu:

Sau khi khách hàng hoàn tất nghĩa vụ trả tiền, kế toán có thể đóng đè thêm dấu đã thu tiền, đã thanh toán để kết thúc trạng thái công nợ của bộ hồ sơ đó.

Các quy cách thiết kế nội dung phổ biến

Nhu cầu sử dụng thực tế của mỗi đơn vị không hoàn toàn giống nhau, vì vậy nội dung mặt dấu cũng được chia thành nhiều kiểu bố cục:

Dạng chữ đơn thuần một dòng

Nội dung chỉ gồm dòng chữ CHƯA THANH TOÁN in hoa, nét chữ đứng chân phương, dễ đọc. Mẫu này thường dùng khung nhỏ gọn, đóng nhanh, vừa vặn vào khoảng trống hẹp trên các biểu mẫu hóa đơn bán hàng hay phiếu thu chi.

Dạng chữ có khung viền chữ nhật

Dòng chữ được bao quanh bởi một đường viền nét đơn hoặc nét đôi. Khung viền giúp khối chữ nổi bật hơn trên trang giấy có nhiều bảng biểu chằng chịt, hạn chế tình trạng người đọc bỏ sót trạng thái khi nhìn lướt qua tập hồ sơ.

Dạng kết hợp dòng kẻ ghi chú

Bên dưới dòng chữ lớn, bố cục được chia thêm các dòng kẻ nhỏ như:

• Ngày… tháng… năm…
• Số tiền nợ…
• Người theo dõi nợ…

Kiểu bố cục này phù hợp với các đơn vị theo dõi công nợ chi tiết trên từng chứng từ giấy, giúp kế toán viên ghi vắn tắt thời hạn cần nhắc nợ mà không phải viết thêm phiếu dán ghi chú riêng.

Dạng tích hợp cụm xoay ngày tháng

Nếu tần suất xử lý hồ sơ lớn, bạn có thể chọn dòng dấu lật có trục bánh xe xoay ngày tháng ở giữa. Phía trên hoặc phía dưới trục xoay sẽ khắc chữ cố định, giúp bạn vừa dập trạng thái vừa dập chính xác ngày xuất hóa đơn mà không cần cầm bút viết tay.

Cấu tạo thân cán và mặt khắc cao su

Một con dấu văn phòng dùng bền, dập đều tay phụ thuộc vào hai yếu tố chính là phôi cán dấu và chất lượng mặt khắc.

Thân cán lật tự động

Ưu điểm của loại dấu này:

• Thao tác nhanh, không cần mở nắp hay chấm mực ngoài.
• Lực dập phân bổ đều nhờ khung định vị 4 góc, bản in ra đều mực, không bị mất nét góc cạnh.
• Khay mực tháo lắp đơn giản, dễ dàng châm thêm mực dấu khi mực nhạt dần sau thời gian dài sử dụng.

Mặt dấu cao su khắc laser

Mặt khắc được gia công từ tấm cao su chuyên dụng bằng máy khắc laser công nghệ cao. Chùm tia laser đốt cháy phần thừa với độ sâu chuẩn xác, giữ lại các đường nét chữ sắc cạnh và dứt khoát.

Cao su chịu được dung môi mực in, không bị mủn rách hay biến dạng khi dập liên tục trên bề mặt giấy nháp, giấy bìa. Bề mặt nét chữ phẳng mịn giúp mực thấm đều và nhả mực sạch sẽ xuống mặt giấy, tránh hiện tượng lem nhòe hay đọng mực ở các góc chữ cái.

Lưu ý khi chọn màu mực và bề mặt đóng dấu

Màu sắc con dấu kế toán thường mang tính quy ước nội bộ, tuy nhiên bạn nên cân nhắc một số điểm thực tế:

• Mực đỏ: Lựa chọn phổ biến nhất cho dấu chưa thanh toán, tạo độ tương phản mạnh mẽ với màu chữ in trên văn bản, dễ nhận biết từ xa.
• Mực xanh: Thích hợp nếu doanh nghiệp có quy định đồng bộ mọi con dấu văn phòng theo tông màu xanh dương truyền thống.
• Mực đen hoặc tím: Ít dùng hơn, chủ yếu phục vụ các hồ sơ đặc thù theo sở thích quản lý của từng chủ cơ sở.

Về bề mặt tiếp xúc, khay mực tiêu chuẩn đi kèm cán dấu là mực gốc nước, thấm hút tốt trên các loại giấy in văn phòng, giấy photocopy, giấy sổ tay, giấy carbonless của hóa đơn bán lẻ nhiều liên.

Để con dấu hoàn thiện đúng kích thước và bố cục mong muốn, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước trao đổi thuận tiện: