Dấu công ty có cần thay đổi không theo quy định hiện hành

Con dấu doanh nghiệp không bắt buộc phải làm mới, nếu nội dung thể hiện vẫn khớp với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và mặt cao su còn sắc nét. Doanh nghiệp có toàn quyền tự chủ trong việc tiếp tục sử dụng, làm thêm con dấu mới, hoặc điều chỉnh quy cách cho phù hợp với nhu cầu vận hành thực tế.

Trong phạm vi doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp, căn cứ theo văn bản công bố tại Luật Doanh nghiệp 2020, đơn vị được quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung thể hiện trên con dấu. Doanh nghiệp không còn phải thực hiện thủ tục nộp hồ sơ thông báo mẫu con dấu lên cơ quan đăng ký kinh doanh như trước đây.

Khi doanh nghiệp đổi tên pháp lý, đổi loại hình hoạt động, hoặc khi mặt dấu cao su bị chai cứng, việc gia công lại con dấu mới là điều cần làm để các văn bản giao dịch không bị gián đoạn. Nếu công ty chỉ đổi địa chỉ trụ sở mà vành dấu không khắc tên quận huyện, bạn hoàn toàn có thể giữ nguyên con dấu hiện tại để đóng trên chứng từ phát sinh.

Dưới đây là các phân tích chi tiết về mặt căn cứ thực thi, cùng những kinh nghiệm xử lý kỹ thuật thực tế từ xưởng khắc, giúp bạn đưa ra lựa chọn chính xác cho từng tình huống cụ thể.

Quy định hiện hành về việc thay đổi con dấu doanh nghiệp

Việc quyết định làm lại hay giữ nguyên con dấu xuất phát từ nhu cầu quản trị nội bộ và tính chính xác của thông tin pháp nhân. Doanh nghiệp không phải làm văn bản xin phép cơ quan quản lý nhà nước khi muốn thay mới hoặc khắc thêm con dấu.

Quyền tự chủ này giúp giảm bớt thời gian chờ đợi thủ tục hành chính, nhưng cũng đòi hỏi người điều hành phải nắm vững các giới hạn thực tế khi triển khai. Các nguyên tắc về hình thức, số lượng và thủ tục sử dụng được thể hiện rõ qua các nội dung dưới đây.

Quyền tự chủ quyết định hình thức và số lượng con dấu

Trong phạm vi doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp, căn cứ theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có toàn quyền tự quyết định loại dấu, số lượng con dấu, hình thức mặt dấu và nội dung khắc trên dấu của doanh nghiệp cũng như chi nhánh.

Trước đây, mỗi đơn vị thường chỉ sử dụng một con mộc tròn do cơ quan công an cấp kèm giấy chứng nhận mẫu dấu. Hiện nay, trong phạm vi doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp, dựa theo tài liệu pháp lý tại Cổng thông tin điện tử Chính phủ, bạn có thể làm hai hoặc nhiều con dấu để cấp cho phòng kế toán, chi nhánh, hoặc văn phòng điều hành.

Hình thức con dấu cũng không bị bó hẹp trong khuôn tròn đơn thuần. Doanh nghiệp có thể chọn cán dấu tròn, cán dấu vuông, hoặc cán đa giác tùy ý, miễn sao các thông tin cơ bản được thể hiện rõ ràng trên nền giấy.

Nội dung thể hiện trên mặt dấu thường gồm tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp, đồng thời là mã số thuế. Nhiều người muốn đưa thêm hình vẽ logo hoặc biểu trưng vào giữa mặt dấu để tăng tính nhận diện.

Việc tích hợp hình vẽ biểu trưng vào con dấu hoàn toàn hợp lệ, nhưng bạn cần tính toán mật độ chi tiết thật cẩn thận. Nếu đưa quá nhiều hình vẽ phức tạp vào khuôn phôi dấu, khoảng cách giữa các nét cao su sẽ bị thu hẹp lại, dễ gây hiện tượng ứ mực và làm lem nét chữ khi dập lên hợp đồng.

Việc sở hữu cùng lúc nhiều con dấu mang lại sự thuận tiện khi xử lý văn bản, nhưng cũng tạo ra sự đánh đổi lớn về mặt an toàn quản lý nội bộ. Nếu không có quy chế phân quyền sử dụng rõ ràng, rủi ro nhầm lẫn giấy tờ hoặc đóng dấu vượt thẩm quyền nội bộ sẽ rất cao.

Các con dấu của cùng một pháp nhân đều có giá trị xác thực ngang nhau trước đối tác kinh doanh. Vì vậy, khi đặt gia công từ hai con dấu trở lên tại xưởng, chúng tôi luôn khuyên bạn lập sổ theo dõi bàn giao, phân định rõ cá nhân quản lý từng con dấu để kiểm soát rủi ro thất thoát. Bạn có thể xem thêm quy cách của Dấu tròn công ty để cân nhắc hình thức phù hợp với lượng thông tin cần đưa lên mặt dấu.

Bỏ nghĩa vụ thông báo mẫu dấu lên cơ quan đăng ký kinh doanh

Nghĩa vụ nộp hồ sơ thông báo mẫu con dấu lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư đã được bãi bỏ hoàn toàn. Quy định này chỉ áp dụng cho doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp, căn cứ theo thông tin tại Cổng thông tin điện tử Chính phủ.

Sự thay đổi này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm nhiều ngày chờ đợi, không phải chờ đăng tải hình ảnh mẫu dấu lên cổng thông tin quốc gia mới được phép giao dịch. Sau khi nhận con dấu từ xưởng sản xuất, bạn chỉ cần kiểm tra kỹ thông tin trên mặt dấu là có thể đưa vào đóng các văn bản nội bộ và hồ sơ thương mại.

Tuy nhiên, việc không phải nộp mẫu dấu lên cơ quan nhà nước đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ quản lý con dấu. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng thành viên cần ban hành nghị quyết công nhận mẫu dấu mới. Đối với công ty cổ phần, thẩm quyền này thuộc về Hội đồng quản trị.

Nghị quyết hoặc quyết định ban hành mẫu dấu sẽ là căn cứ pháp lý nội bộ quan trọng, giúp giải quyết các mâu thuẫn nếu có phát sinh tranh chấp giữa các thành viên góp vốn. Tài liệu này cũng được dùng để xuất trình khi các cơ quan tố tụng hoặc kiểm toán yêu cầu đối chiếu mẫu dấu theo từng giai đoạn hoạt động.

Một lỗi thường gặp là nhiều nhân viên văn phòng vẫn soạn hồ sơ thông báo mẫu con dấu để gửi lên Sở Kế hoạch và Đầu tư qua mạng. Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia hiện không còn tính năng tiếp nhận loại hồ sơ này, nên hệ thống sẽ tự động từ chối.

Việc gửi hồ sơ không đúng kênh chỉ làm mất thời gian làm việc của chính bạn. Thay vì nộp hồ sơ lên cơ quan nhà nước, bạn chỉ cần lưu văn bản công nhận mẫu dấu tại văn phòng, sau đó gửi thông báo mẫu dấu mới đến các ngân hàng nơi công ty đang mở tài khoản giao dịch.

Dấu công ty có cần thay đổi không trong từng trường hợp cụ thể

Để biết con dấu của công ty mình có cần làm lại hay không, bạn cần nhìn trực tiếp vào lý do phát sinh trong thực tế. Dưới đây là bảng đối chiếu nhanh cùng các tình huống thường gặp nhất giúp bạn đưa ra quyết định chuẩn xác.

Tình huống thực tế của doanh nghiệp	Bắt buộc đổi con dấu?	Hướng xử lý kỹ thuật và quản lý
Đổi tên tiếng Việt của công ty	Bắt buộc đổi	Khắc lại mặt dấu mới hoàn toàn, khớp đúng giấy phép
Chuyển đổi loại hình công ty	Bắt buộc đổi	Cập nhật lại phần tiền tố loại hình trên vành dấu
Thay đổi mã số thuế doanh nghiệp	Bắt buộc đổi	Khắc mới dãy số định danh để tránh sai lệch chứng từ
Chuyển trụ sở nhưng dấu không có quận huyện	Không bắt buộc	Giữ nguyên con dấu hiện tại, tiếp tục sử dụng bình thường
Sáp nhập đơn vị hành chính phường xã	Không bắt buộc	Dữ liệu cập nhật tự động, không cần đổi nếu dấu không có địa danh
Mặt cao su bị mòn vẹt, đứt nét	Nên thay mới	Có thể chọn giữ cán cũ và chỉ dán lại mặt cao su mới

Trường hợp bắt buộc thay đổi do biến động thông tin pháp lý

Doanh nghiệp bắt buộc phải thay đổi con dấu khi có sự điều chỉnh về tên công ty, loại hình doanh nghiệp, hoặc mã số doanh nghiệp ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Quy định này chỉ áp dụng cho doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp, căn cứ theo nội dung tại Luật Doanh nghiệp 2020.

Khi doanh nghiệp đổi tên pháp lý, con dấu cũ mang tên cũ không còn phản ánh đúng tư cách chủ thể của công ty trong các giao dịch mới. Kể từ ngày được cấp giấy phép kinh doanh mới, mọi hợp đồng, hóa đơn và văn bản hành chính đều phải đóng con dấu mang tên mới.

Nếu bạn tiếp tục dùng con dấu mang tên cũ, đối tác làm ăn có thể từ chối nhận giấy tờ vì thông tin doanh nghiệp trên mặt dấu không đồng nhất với hồ sơ mới. Tình huống này đòi hỏi bạn nên đặt làm con dấu mới ngay khi nhận đăng ký kinh doanh cập nhật.

Tình huống tương tự cũng xảy ra khi công ty thực hiện chuyển đổi loại hình tổ chức, chẳng hạn từ công ty trách nhiệm hữu hạn sang công ty cổ phần. Dù phần tên riêng phía sau được giữ nguyên, nhưng phần tiền tố xác định loại hình doanh nghiệp đã thay đổi hoàn toàn.

Mặt con dấu bắt buộc phải phản ánh đúng hình thức trách nhiệm tài chính của công ty trước khách hàng và bạn hàng. Việc dập con dấu mang tiền tố cũ lên hồ sơ của loại hình mới sẽ tạo ra sơ hở pháp lý rất lớn, có thể gây bất lợi nếu xảy ra tranh chấp hợp đồng kinh tế.

Đối với trường hợp chia tách, sáp nhập doanh nghiệp hoặc điều chỉnh mã số thuế, con dấu cũ cũng không thể tiếp tục lưu hành. Mã số doanh nghiệp là chuỗi số định danh của mỗi thực thể kinh doanh. Khi chuỗi số này bị thay đổi, con dấu cũ sẽ cung cấp thông tin sai lệch trên các chứng từ thanh toán và kê khai thuế.

Thay đổi địa chỉ trụ sở hoặc sáp nhập địa giới hành chính

Doanh nghiệp không bắt buộc phải thay đổi con dấu khi chuyển địa chỉ trụ sở nếu trên mặt con dấu không khắc thông tin địa danh hành chính. Trong phạm vi doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp, điều này được căn cứ theo quy định tại Cổng thông tin điện tử Chính phủ.

Hầu hết các mẫu dấu doanh nghiệp được sản xuất trong những năm gần đây chỉ thể hiện tên công ty cùng mã số doanh nghiệp, không kèm theo tên quận, huyện, tỉnh, hay thành phố. Nếu con dấu của bạn được thiết kế theo dạng này, dù công ty có chuyển địa chỉ sang quận khác hoặc sang tỉnh khác, bạn vẫn dùng tiếp con dấu cũ bình thường.

Việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm khoản tiền làm con dấu mới, đồng thời tránh việc phải cập nhật lại chữ ký mẫu và hình dấu tại các chi nhánh ngân hàng.

Ngược lại, nếu con dấu của bạn được gia công từ các thời kỳ trước và có khắc kèm tên quận huyện ở vành dưới, việc đổi địa chỉ sang địa bàn khác sẽ tạo ra sự lệch pha thông tin. Con dấu thể hiện địa danh cũ, trong khi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lại ghi địa chỉ ở quận mới.

Về mặt chế tài, luật không xử phạt hành chính đối với trường hợp này, nhưng các tổ chức tín dụng hoặc cơ quan công chứng thường tỏ ra ngần ngại khi tiếp nhận hồ sơ có sự lệch thông tin địa bàn. Để tránh gặp phiền toái khi làm thủ tục vay vốn hay công chứng hợp đồng, bạn nên chủ động làm lại con dấu mới, lược bỏ hoàn toàn phần thông tin quận huyện.

Trường hợp Nhà nước thực hiện sáp nhập đơn vị hành chính cấp xã, phường, địa chỉ trụ sở thực tế của bạn không di dời mà chỉ thay đổi tên gọi hành chính trên giấy tờ. Toàn bộ dữ liệu quản lý nhà nước sẽ được liên thông tự động trên hệ thống thông tin quốc gia.

Doanh nghiệp không cần phải vội vã đi làm lại con dấu nếu con dấu không chứa tên phường xã cũ. Riêng các tổ chức hành nghề trong lĩnh vực tư pháp như văn phòng công chứng hoặc văn phòng luật sư, việc đăng ký lại mẫu dấu sẽ tuân theo chỉ đạo riêng của cơ quan quản lý ngành theo từng thời kỳ.

Con dấu bị mòn, hư hỏng hoặc thất lạc trong quá trình sử dụng

Doanh nghiệp nên chủ động làm mới hoặc sửa lại con dấu khi mặt cao su bị mòn, biến dạng, hoặc con dấu bị thất lạc để tránh các rắc rối trong giao dịch. Việc này được thực hiện theo quyết định nội bộ của công ty mà không cần xin phép cơ quan nhà nước.

Sau nhiều năm dập dấu với cường độ lớn, mặt phôi cao su có thể bị chai cứng, lún mép, hoặc bị rách vành do tác động cơ học. Biểu hiện thường thấy là hình dấu dập ra bị mất nét chữ, đứt đoạn vành tròn, hoặc mực loang lổ không đều dù đã châm thêm mực mới.

Khi bạn đóng dấu lên séc rút tiền, ủy nhiệm chi ngân hàng, hoặc chứng từ hải quan, hình dấu bị nhòe nét sẽ khiến bộ phận kiểm soát từ chối thực hiện giao dịch. Nhân viên ngân hàng khi soi chiếu hình dấu thực tế với mẫu lưu trong hồ sơ mở tài khoản thấy không khớp nét sẽ yêu cầu đóng lại hoặc đình chỉ giao dịch.

Nếu thân cán dấu vẫn hoạt động nhẹ nhàng và trục lật không bị kẹt, bạn không cần thiết phải tốn tiền mua nguyên bộ cán mới. Giải pháp tiết kiệm là mang con dấu qua xưởng để thợ bóc lớp cao su cũ ra, sau đó tiến hành dán mặt cao su mới được khắc sắc nét hơn.

Phương án thay mặt này giúp giữ lại thân cán đang dùng quen tay, giảm chi phí đáng kể so với việc mua mới cả bộ cán dấu. Bạn có thể tham khảo dịch vụ Sửa, khắc lại con dấu để xử lý mặt dấu lấy ngay mà không làm gián đoạn việc đóng chứng từ.

Trong tình huống con dấu công ty bị thất lạc hoặc nghi ngờ bị chiếm đoạt, người đại diện theo pháp luật cần triệu tập cuộc họp nội bộ ngay lập tức. Công ty phải lập biên bản ghi nhận việc mất con dấu, đồng thời ra quyết định hủy bỏ hiệu lực của mẫu con dấu bị mất kể từ thời điểm cụ thể.

Sau đó, công ty tiến hành đặt làm con dấu mới với một số thay đổi nhỏ về kiểu chữ, đường viền, hoặc bổ sung ký tự phụ để phân biệt rõ với con dấu cũ đã thất lạc. Động thái này giúp doanh nghiệp tạo bằng chứng tự bảo vệ mình, ngăn chặn nguy cơ kẻ gian dùng con dấu cũ đóng lên các giấy tờ khống nhằm mục đích trục lợi.

Thủ tục và giấy tờ cần chuẩn bị khi làm lại con dấu

Quy trình đặt làm lại con dấu hiện nay diễn ra trực tiếp giữa doanh nghiệp và cơ sở khắc dấu. Bạn chỉ cần cung cấp các giấy tờ chứng minh thông tin pháp nhân hợp pháp để thợ thiết kế và sản xuất con dấu theo yêu cầu.

Dù thủ tục đã thuận tiện hơn trước, doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ đối chiếu để bảo vệ quyền lợi của chính mình. Dưới đây là các bước chuẩn bị hồ sơ và phương án xử lý con dấu cũ một cách an toàn.

Giấy tờ đối chiếu khi đặt khắc dấu tròn công ty

Cơ sở sản xuất con dấu có nghĩa vụ đối chiếu thông tin và ghi chép hồ sơ phục vụ công tác an ninh trật tự trước khi gia công con dấu cho khách hàng. Quy định này căn cứ theo Nghị định số 96/2016/NĐ-CP được dẫn chiếu tại văn bản ở Cổng thông tin điện tử Chính phủ.

Khâu kiểm tra giấy tờ giúp xác thực tính chính danh của người đặt dấu, ngăn ngừa tình trạng làm giả mạo con dấu doanh nghiệp để lừa đảo. Khi đặt khắc dấu tròn pháp nhân, bạn cần mang theo bản sao hoặc gửi bản chụp rõ nét Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được cập nhật.

Thợ kỹ thuật sẽ căn cứ vào nội dung trên giấy chứng nhận để nhập liệu chính xác tên công ty, mã số thuế và địa chỉ đăng ký kinh doanh vào phần mềm đồ họa.

Người đại diện đi liên hệ làm con dấu cần xuất trình căn cước công dân để thợ ghi nhận thông tin vào sổ đối chiếu. Trường hợp người trực tiếp đi đặt dấu là nhân viên hoặc bên làm dịch vụ, bạn cần chuẩn bị sẵn giấy giới thiệu có chữ ký xác nhận của người đại diện.

Yêu cầu này giúp bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi nguy cơ bị các cá nhân không có thẩm quyền tự ý đi làm thêm con dấu ngoài tầm kiểm soát của ban giám đốc.

Sau khi tiếp nhận đầy đủ thông tin, xưởng khắc sẽ dựng bản vẽ thiết kế mặt dấu và gửi lại để bạn kiểm tra từng chi tiết. Khâu duyệt bản vẽ này là bước rất quan trọng trước khi xuất lệnh sang máy khắc laser.

Bạn cần nhìn kỹ từng ký tự, dấu thanh tiếng Việt, khoảng cách giữa các từ, và dãy số mã số thuế xem có bị nhầm lẫn hay không. Sau khi bạn xác nhận duyệt mẫu qua văn bản hoặc tin nhắn, máy mới tiến hành cắt khắc mặt cao su, tránh tối đa tình trạng phải hủy bỏ phôi do sai sót chính tả.

Cách xử lý con dấu cũ để tránh rủi ro pháp lý

Khi con dấu mới đã được gia công hoàn thiện, doanh nghiệp phải ban hành văn bản nội bộ về việc đưa con dấu mới vào sử dụng và ngừng hiệu lực con dấu cũ. Bước này giúp phân định ranh giới hiệu lực của các tài liệu được ban hành qua từng giai đoạn.

Người quản lý tuyệt đối không nên để con dấu cũ nằm lẫn lộn trong ngăn kéo bàn làm việc cùng với con dấu mới. Sự bất cẩn này rất dễ dẫn đến việc nhân viên lấy nhầm con mộc cũ đóng lên hợp đồng mới, làm đối tác nghi ngờ tính hợp pháp của tài liệu.

Đại diện doanh nghiệp cần lập biên bản thu hồi con dấu cũ với sự chứng kiến của kế toán và các bộ phận liên quan. Trong biên bản, bạn ghi rõ lý do thu hồi, tình trạng con dấu, và ngày giờ chấm dứt sử dụng con dấu cũ.

Tùy theo quy chế nội bộ của đơn vị, bạn có thể chọn phương án rạch bỏ mặt cao su cũ để hủy hoàn toàn, hoặc niêm phong con mộc cũ vào hộp lưu trữ hồ sơ của văn phòng. Nếu chọn niêm phong, bạn dán niêm phong có chữ ký của người đại diện pháp luật lên hộp chứa dấu để không ai có thể tùy tiện mở ra sử dụng.

Sau khi đã hoàn tất thủ tục nội bộ, bạn cần mang con dấu mới đến các ngân hàng nơi công ty mở tài khoản để đăng ký lại mẫu dấu giao dịch. Hồ sơ mang theo thường gồm giấy phép kinh doanh mới, con dấu mới, căn cước công dân của người đại diện pháp luật và kế toán trưởng.

Tại quầy giao dịch, ngân hàng sẽ cung cấp mẫu phiếu thay đổi thông tin để bạn đóng dấu mới và ký chữ ký mẫu lưu trữ. Nếu bỏ quên bước này, các giao dịch chuyển khoản trực tiếp, séc tiền mặt, hoặc ủy nhiệm chi của công ty sẽ bị chặn lại vì hình dấu không khớp với mẫu dấu cũ trong hệ thống ngân hàng.

Ngoài ngân hàng, bạn cũng nên làm một văn bản thông báo ngắn đính kèm bản dập mẫu dấu mới gửi cho các đối tác chiến lược, bạn hàng lớn và các cơ quan quản lý liên quan. Việc thông báo rõ ràng giúp các bên cập nhật hồ sơ lưu trữ, hạn chế những thắc mắc không đáng có khi nhận được chứng từ đóng con dấu mới.

Giải pháp con dấu chuyên dụng cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Các công ty hoạt động trong lĩnh vực ngoại thương, giao nhận vận tải và logistics thường có nhu cầu xử lý lượng lớn chứng từ song ngữ và giấy tờ qua cảng. Việc sở hữu một bộ con dấu được thiết kế bài bản sẽ giúp khâu thông quan hàng hóa và ký kết hợp đồng quốc tế diễn ra mạch lạc.

Khác với các giao dịch nội địa đơn thuần, chứng từ ngoại thương đòi hỏi sự rõ ràng tuyệt đối về ngôn ngữ và tính bền vững của vết mực dập. Dưới đây là những phương án con dấu thực tế được các đơn vị xuất nhập khẩu lựa chọn nhiều nhất.

Dấu tròn tích hợp tên tiếng Anh và yếu tố song ngữ

Con dấu tròn song ngữ giúp các đối tác nước ngoài dễ dàng nhận diện tên giao dịch quốc tế của doanh nghiệp Việt Nam trên các chứng từ vận chuyển. Bạn có thể kết hợp tên tiếng Việt chính thức cùng tên tiếng Anh trên cùng một mặt con dấu.

Khi doanh nghiệp phát hành hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hàng hóa, hoặc ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu, người mua hàng nước ngoài thường gặp khó khăn khi đọc tên tiếng Việt không dấu. Nếu con dấu có khắc tên tiếng Anh thương mại, đối tác sẽ nhận diện pháp nhân của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.

Phương án bố cục hợp lý nhất là khắc tên tiếng Việt chạy vòng quanh vành ngoài, còn tên giao dịch tiếng Anh được xếp ở vành trong hoặc nằm ngang chính giữa. Bố cục này vừa thể hiện đầy đủ tên pháp lý theo đăng ký kinh doanh, vừa đáp ứng tốt thói quen kiểm tra chứng từ của các ngân hàng thanh toán quốc tế.

Tuy nhiên, việc tích hợp quá nhiều chữ lên cùng một mặt dấu tròn sẽ dẫn đến sự đánh đổi về kích thước nét chữ. Tên giao dịch quốc tế của nhiều đơn vị thường rất dài, gồm nhiều âm tiết phức tạp.

Nếu bạn cố ép toàn bộ tên tiếng Việt, tên tiếng Anh, mã số thuế và địa chỉ vào cùng một khuôn dấu, thợ khắc sẽ phải giảm kích cỡ chữ xuống rất nhỏ. Khi dập lên các loại giấy mỏng như giấy in tờ khai hoặc giấy bãi bằng, mực sẽ bị tràn vào các khe hẹp giữa các chữ cái, làm cho mặt dấu bị nhòe và rất khó đọc.

Tại xưởng Khắc Dấu Á Châu, chúng tôi luôn khuyên bạn chọn lọc những thành phần cốt lõi nhất đưa lên mặt dấu. Tên tiếng Anh nên sử dụng phông chữ không chân, nét đều, thẳng thắn để tạo độ thoáng cho các ký tự.

Máy cắt laser sẽ khắc sâu các rãnh cao su chịu dầu, giúp từng đường nét đứng độc lập và cứng cáp. Khi dập thử lên bề mặt giấy, các ký tự ngoại ngữ vẫn tách bạch rõ ràng, giúp hồ sơ thông quan của bạn luôn ngay ngắn và sạch sẽ.

Các loại dấu chức danh và dấu kiểm soát hồ sơ chứng từ

Một bộ dấu chứng từ ngoại thương hoàn chỉnh thường bao gồm con dấu tròn doanh nghiệp, dấu chức danh song ngữ và các con dấu kiểm soát quy trình. Sự phối hợp các mộc dấu này giúp thể hiện rõ vị trí của người ký cùng bộ phận phụ trách lô hàng.

Bên cạnh mộc tròn công ty, người ký hồ sơ như Giám đốc, Phó Giám đốc, hoặc Trưởng phòng Logistics cần có một con Khắc dấu chức danh riêng biệt. Con dấu này thường được làm theo dạng song ngữ hai dòng, dòng trên là chức vụ bằng tiếng Việt kèm tiếng Anh, dòng dưới là họ tên của người ký.

Đi cùng với đó là Dấu tên cá nhân để đóng ngay ngắn dưới chữ ký sống trên các bản vận đơn hay giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Vết dấu chức danh song ngữ rõ ràng giúp nhân viên hải quan cảng biển và chuyên viên tín dụng quốc tế xác định chính xác người ký có đúng thẩm quyền cam kết hay không.

Đối với các đơn vị sản xuất hàng xuất khẩu, khâu kiểm tra chất lượng tại xưởng đóng gói cần có thêm Dấu QC, kiểm hàng. Con dấu này được dập trực tiếp lên thùng hàng, tem nhãn kiểm định, hoặc phiếu bàn giao để xác nhận kiện hàng đã đạt tiêu chuẩn xuất xưởng.

Tùy vào bề mặt cần đóng dấu là thùng carton nhám, nhãn decal trơn láng, hay bao bì nilon màng co, bạn phải lựa chọn loại khay mực tương thích để vết dấu không bị bong tróc.

Nếu dập dấu lên bề mặt giấy thường hoặc thùng carton hút mực, khay mực nước thông thường sẽ đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng. Ngược lại, nếu bạn cần dập dấu lên bề mặt kim loại, túi nilon trơn bóng, hoặc tem nhựa chống ẩm, bạn phải sử dụng loại khay chứa mực dầu mau khô.

Mực dầu chuyên dụng sẽ bám chặt vào bề mặt nhẵn bóng chỉ sau vài giây tiếp xúc, không bị phai màu hay bong tróc khi hàng hóa nằm trong môi trường ẩm ướt của khoang tàu biển. Bạn có thể tham khảo thêm các dòng Mực dấu tại xưởng để chọn đúng loại mực phù hợp cho bề mặt bao bì của đơn vị mình.

Bạn gửi nội dung chữ hoặc ảnh chụp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp qua Zalo, xưởng Khắc Dấu Á Châu lên bản vẽ maket gửi lại bạn xem trước khi chạy máy.