Đăng ký mẫu dấu công ty: Quy trình thực hiện và hồ sơ cần có

Doanh nghiệp mới thành lập, khi bắt đầu mở văn phòng hoặc ký kết hợp đồng, thường cần ngay con dấu để thực hiện các giao dịch. Việc hiểu rõ trình tự làm việc, chuẩn bị đúng hồ sơ pháp lý, giúp người quản lý chủ động hoàn thiện con dấu mà không gặp trở ngại về thủ tục.

Hiện nay, việc đăng ký mẫu dấu công ty là công việc nội bộ do doanh nghiệp tự quyết định, không còn phải nộp hồ sơ thông báo mẫu dấu lên Phòng Đăng ký kinh doanh như trước đây. Điều này tạo thuận lợi lớn về thời gian, đồng thời cũng đặt ra yêu cầu quản trị chặt chẽ đối với người đại diện theo pháp luật.

Tại xưởng Khắc Dấu Á Châu, chúng tôi thường xuyên tiếp nhận hồ sơ đặt dấu từ các công ty thương mại, dịch vụ, xuất nhập khẩu. Bài viết này hướng dẫn chi tiết từng loại giấy tờ cần có, các bước xử lý kỹ thuật tại xưởng, phương án bố trí nội dung mặt mộc và cách thiết lập quy chế quản lý con dấu trong nội bộ doanh nghiệp.

Quy định hiện hành về việc đăng ký con dấu doanh nghiệp

Thủ tục về con dấu đã có nhiều thay đổi căn bản so với các thời kỳ trước. Việc nắm rõ căn cứ pháp trị giúp người quản lý vận hành doanh nghiệp đúng hướng, tránh mất công nộp các bộ hồ sơ không còn cần thiết.

Trong phạm vi các doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có toàn quyền tự chủ quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức, nội dung con dấu của mình. Cơ quan đăng ký kinh doanh không còn tiếp nhận, không đăng tải thông báo mẫu dấu của doanh nghiệp lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Sự thay đổi này mang lại tính chủ động rất lớn cho các đơn vị kinh doanh. Trước đây, mỗi khi làm mới con dấu, đổi địa chỉ quận huyện hoặc thay đổi thông tin trên mộc, doanh nghiệp phải chờ đợi thủ tục công bố mẫu dấu hoàn tất mới được phép dập mộc vào hợp đồng. Hiện tại, chỉ cần có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty có thể liên hệ trực tiếp cơ sở gia công để làm dấu và tự ban hành quyết định đưa vào sử dụng ngay.

Cần phân biệt rõ ràng giữa con dấu của tổ chức kinh tế thông thường và con dấu của các cơ quan nhà nước. Chỉ áp dụng cho cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, lực lượng vũ trang hoặc một số chức danh nhà nước đặc thù, thủ tục đăng ký mẫu con dấu mới qua cơ quan công an mới được thực hiện theo hướng dẫn tại Cổng dịch vụ công Bộ Công an. Doanh nghiệp hoạt động thương mại theo luật doanh nghiệp không thuộc diện phải làm thủ tục cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an.

Tiêu chí đối chiếu	Thời kỳ áp dụng quy định cũ	Thời kỳ áp dụng quy định hiện hành
Thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh	Phải nộp thông báo mẫu dấu để tải hình ảnh lên cổng thông tin	Đã bãi bỏ hoàn toàn, không phải nộp hồ sơ thông báo mẫu dấu
Quyền chọn hình thức mặt dấu	Bị ràng buộc bởi khuôn mẫu truyền thống	Tự do chọn hình tròn, hình vuông, có hoặc không có hình vẽ
Số lượng con dấu pháp nhân	Thường giới hạn số lượng và phải giải trình khi làm thêm	Tự chủ số lượng con dấu theo nhu cầu thực tế của từng đơn vị
Cơ chế quản lý mẫu dấu	Cơ quan nhà nước lưu trữ hình ảnh trên cổng điện tử	Doanh nghiệp tự quy định trong điều lệ và quy chế nội bộ

Bảng so sánh trên tóm tắt các điểm khác biệt then chốt giữa hai giai đoạn. Quyền tự chủ cao hơn đồng nghĩa với việc người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm cá nhân trực tiếp. Người đại diện phải kiểm soát nội dung khắc trên mặt dấu, bảo đảm không vi phạm bản quyền thương hiệu, không trùng lặp các biểu tượng cấm, đồng thời kiểm soát việc sử dụng con dấu trong doanh nghiệp.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi làm con dấu công ty

Dù thủ tục hành chính với cơ quan đăng ký kinh doanh đã được đơn giản hóa, việc đặt làm con dấu tại xưởng vẫn phải tuân thủ chặt chẽ các điều kiện an ninh trật tự. Cơ sở sản xuất không được phép khắc dấu tùy tiện nếu thiếu căn cứ chứng minh thẩm quyền của người đặt.

Trong phạm vi quản lý hoạt động sản xuất con dấu theo Nghị định 96/2016/NĐ-CP, cơ sở khắc dấu có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ pháp lý của cơ quan, tổ chức trước khi gia công mộc. Đơn vị sản xuất phải lập sổ theo dõi, ghi nhận đầy đủ thông tin khách hàng, lưu hồ sơ và định kỳ báo cáo tới cơ quan công an có thẩm quyền.

Việc chuẩn bị hồ sơ cẩn thận giúp quy trình làm việc tại xưởng diễn ra suôn sẻ, đúng pháp luật. Tùy thuộc vào việc doanh nghiệp mới thành lập hay đã hoạt động cần thay đổi mẫu mộc, hồ sơ cần có sẽ có sự khác nhau nhất định.

Hồ sơ đối với doanh nghiệp mới thành lập

Đối với một đơn vị tròn pháp nhân tương đối đơn giản nhưng phải bảo đảm tính pháp lý rõ ràng. Bạn cần chuẩn bị các giấy tờ cơ bản để xưởng đối chiếu và sao lưu vào sổ nghiệp vụ.

Các giấy tờ cụ thể bao gồm:

1. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Bạn có thể cung cấp bản sao y công chứng hoặc gửi bản scan rõ nét từ bản gốc có mã QR hợp lệ. Xưởng sẽ đối chiếu mã số doanh nghiệp, tên công ty, địa chỉ trụ sở để lên bản vẽ maket.
2. Bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật: Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn sử dụng. Tên và số giấy tờ phải trùng khớp hoàn toàn với thông tin người đại diện ghi trên giấy phép kinh doanh.
3. Giấy ủy quyền kèm giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ: Nếu người đại diện không trực tiếp đi đặt dấu, nhân sự đi thay cần mang theo giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền có chữ ký của người đại diện, kèm theo căn cước công dân của chính người được ủy quyền.

Khi hồ sơ trùng khớp, thợ kỹ thuật mới được phép nhận lệnh khắc và chuyển sang khâu dựng mẫu. Việc kiểm tra chặt chẽ này giúp bảo vệ quyền lợi chính đáng của công ty, hạn chế nguy cơ kẻ gian lợi dụng làm con dấu giả mạo.

Hồ sơ khi đăng ký thay đổi hoặc khắc lại dấu

Khi công ty chuyển đổi loại hình, thay đổi tên gọi, dời trụ sở sang địa bàn khác hoặc con dấu cũ bị hư hỏng, quy trình làm lại con dấu đòi hỏi những căn cứ pháp lý bổ sung. Bạn cần chuẩn bị các tài liệu sau để xưởng tiến hành thủ tục:

1. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới: Áp dụng khi công ty vừa được cấp đổi giấy phép kinh doanh do thay đổi tên, mã ngành, hoặc địa chỉ trụ sở. Nội dung trên con dấu mới bắt buộc phải đồng nhất với thông tin mới được cấp.
2. Quyết định hoặc biên bản họp nội bộ: Văn bản của chủ sở hữu đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, biên bản họp của hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị về việc thay đổi quy cách, đổi mẫu hoặc khắc thêm con dấu mới.
3. Biên bản ghi nhận lý do đổi dấu: Biên bản kiểm kê nội bộ xác nhận con dấu cũ bị mòn vẹt, nứt mặt cao su, gãy cán bấm hoặc bị thất lạc trong quá trình lưu trữ. Tài liệu này giúp công ty quản lý chứng từ chặt chẽ và phục vụ việc giải trình nội bộ khi cần.

Nếu bạn làm lại dấu do mòn hoặc gãy thân nhựa, hãy mang theo mẫu dấu cũ hoặc bản đóng dấu rõ nét trên giấy trắng. Thợ kỹ thuật của xưởng sẽ dựa vào bản đóng cũ để vẽ lại đúng phông chữ, kích thước nét viền, tránh tình trạng con dấu mới đóng ra bị lệch nhiều so với các hợp đồng đã ký trước đó. Trường hợp cán dấu còn tốt nhưng mặt cao su bị nát, bạn có thể chọn phương án sửa, khắc lại con dấu để tiết kiệm chi phí mua nguyên bộ thân mới.

Quy trình thực hiện con dấu con ty tại xưởng

Quy trình sản xuất một con dấu doanh nghiệp tại xưởng diễn ra theo trình tự kỹ thuật khép kín, từ bước kiểm tra hồ sơ giấy tờ, vẽ maket trên phần mềm chuyên dụng, cho đến khâu chạy máy laser và lắp ráp hoàn thiện. Mỗi bước đều đòi hỏi sự cẩn trọng của người thợ để bảo đảm chất lượng hình ảnh dập ra rõ ràng.

Khi đặt làm con dấu, khách hàng thường đứng trước sự đánh đổi giữa việc chọn thân cán nhập khẩu và thân cán sản xuất trong nước. Các thương hiệu hộp dấu nhập khẩu như dòng dấu liền mực (Shiny, Trodat, Colop) có cấu trúc khớp nhựa dày dặn, lò xo trợ lực đàn hồi đều, cơ cấu lật mặt êm ái, thích hợp cho văn phòng đóng dấu liên tục hàng trăm văn bản mỗi ngày. Ngược lại, các loại cán phổ thông trong nước có giá thành rẻ hơn, nhưng nếu sử dụng với tần suất dày đặc, trục xoay dễ bị lệch tâm, gây hiện tượng một bên nét đậm một bên nét nhạt.

Bên cạnh cán dấu, vật liệu làm mặt dập cũng là yếu tố quan trọng. Thợ kỹ thuật tại xưởng sử dụng tấm phôi cao su tấm chuyên dụng chịu dầu, gia công bằng chùm tia laser CO2 để khắc sâu lòng chữ. Bề mặt cao su khi gặp máy cắt tia nhiệt độ cao sẽ tạo ra gờ chữ dứt khoát, rãnh chữ sâu, không bị chảy dính như phương pháp đúc keo polymer lỏng.

Sơ đồ quy trình 4 bước trên minh họa đường đi thực tế của một con dấu tại xưởng. Mọi công đoạn đều có người thợ trực tiếp kiểm tra và nghiệm thu trước khi chuyển giao cho khách hàng sử dụng.

Tiếp nhận thông tin và đối chiếu giấy tờ pháp lý

Khâu đầu tiên và quan trọng nhất khi bắt đầu tiếp nhận đơn hàng là đối chiếu nội dung mà khách hàng cung cấp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Thợ kỹ thuật tuyệt đối không tự ý thêm bớt từ ngữ nếu chưa được sự đồng thuận của người đại diện.

Khi khách hàng yêu cầu khắc dấu tròn công ty, xưởng sẽ rà soát từng chữ cái trong tên doanh nghiệp, đặc biệt là các chữ viết tắt, tên riêng tiếng nước ngoài, dấu cách, dấu gạch ngang. Những chi tiết bắt buộc đưa lên mặt con dấu thường bao gồm tên tiếng Việt đầy đủ theo giấy phép kinh doanh, mã số doanh nghiệp, địa danh cấp tỉnh hoặc thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính.

Đối với các công ty muốn đưa thêm tên huyện, tên quận hoặc địa chỉ chi tiết hơn, thợ sẽ tư vấn cách thu nhỏ cỡ chữ sao cho cân đối, không làm mặt dấu bị rối mắt. Nếu khách hàng muốn chèn thêm hình ảnh logo, bản vẽ logo phải là dạng đồ họa rõ nét, không chứa các hình ảnh vi phạm pháp luật hoặc biểu tượng của cơ quan nhà nước. Toàn bộ các thông tin này sau khi chốt sẽ được lưu vào sổ theo dõi khách hàng tại xưởng.

Duyệt bản vẽ thiết kế và gia công mặt dấu

Sau khi thông tin đã chuẩn xác, người thiết kế tiến hành vẽ maket trên phần mềm đồ họa vector. Việc dựng bản vẽ kỹ thuật bảo đảm các đường cong tròn uốn lượn đều đặn, khoảng cách giữa các chữ số không bị dính sát vào nhau khi đóng mộc lên giấy.

Maket hoàn chỉnh sẽ được xuất file ảnh gửi trực tiếp qua tin nhắn để người đại diện công ty kiểm tra kỹ lưỡng. Khách hàng cần rà soát lại từng con số trong mã số thuế, kiểm tra các dấu thanh tiếng Việt xem có bị lỗi phông chữ hay không. Chỉ khi nhận được sự đồng ý bằng văn bản hoặc tin nhắn xác nhận của khách, xưởng mới bắt đầu đưa phôi cao su vào máy khắc.

Quá trình gia công cơ khí diễn ra trên máy laser CO2 tự động. Chùm tia nhiệt hội tụ sẽ đốt cháy phần cao su thừa xung quanh, tạo nên các rãnh âm bản sâu và sắc cạnh. Mặt cao su sau khi cắt được nhúng rửa sạch bụi muội than, để khô ráo rồi dán định vị lên đế cán lật tự động bằng băng keo chịu lực chuyên dụng.

Thợ kỹ thuật tiến hành châm mực dấu vào khay tăm bông bên trong hộp lật. Để bảo đảm chất lượng, thợ dập thử vài nhát lên các tờ giấy trắng có độ dày khác nhau, kiểm tra độ phủ mực của nét viền ngoài, độ rõ của các chữ số nhỏ ở giữa tâm mộc. Khi vết mực đóng ra khô ráo, đường nét đều đặn, không có vết lem hay khoảng trống mất nét, con dấu mới được đóng gói và bàn giao kèm biên bản giao nhận.

Phân loại các mẫu con dấu công ty

Trong hoạt động hàng ngày, một doanh nghiệp thường sử dụng nhiều loại con dấu khác nhau nhằm phục vụ cho từng mục đích công việc cụ thể. Việc phân định ranh giới giữa con dấu pháp nhân và các con dấu chuyên môn nội bộ giúp bộ máy vận hành trật tự, hạn chế nhầm lẫn giấy tờ.

Các hình ảnh và mẫu con dấu được mô tả dưới đây chỉ mang tính chất minh họa về mặt kỹ thuật, giúp bạn dễ dàng hình dung cấu trúc trình bày, không phải là sản phẩm thực tế hay chứng cứ pháp lý ràng buộc. Tùy thuộc vào văn hóa giao dịch và nhu cầu thực tế, mỗi đơn vị có thể lựa chọn mẫu trình bày thích hợp nhất cho mình.

Hai hình vẽ minh họa trên thể hiện sự khác biệt rõ nét về hình dạng và mục đích sử dụng. Dấu tròn đại diện cho tư cách pháp nhân tổng thể, trong khi dấu vuông đại diện cho việc cung cấp thông tin liên hệ và xác nhận nội bộ.

Con dấu tròn pháp nhân

Dấu tròn công ty là mẫu mộc dùng để đại diện cho doanh nghiệp trong các quan hệ dân sự, kinh tế. Mẫu dấu này thường được dập kèm chữ ký sống của người đại diện hợp pháp trên các bản hợp đồng kinh tế, chứng từ mở tài khoản ngân hàng, báo cáo tài chính hoặc các hồ sơ giao dịch phát sinh thường nhật.

Tại xưởng, dòng dấu tròn công ty được hoàn thiện thành bộ dấu liền mực để sử dụng tiện lợi. Bố cục mặt mộc tròn thường được chia thành ba phần rõ ràng gồm các thông tin cần thiết:

• Vành trên của cung tròn: Khắc tên loại hình doanh nghiệp kèm theo tên riêng của công ty, ví dụ như “CÔNG TY TNHH”, “CÔNG TY CỔ PHẦN”.
• Vành dưới của cung tròn: Khắc tên địa phương nơi công ty đặt trụ sở, thường là tên tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương, ví dụ “THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH”.
• Vùng trung tâm: Bố trí mã số doanh nghiệp nằm ngang ở chính giữa, có thể đặt thêm hình vẽ logo công ty ở phía trên hoặc phía dưới dãy số.

Mực dấu tròn pháp nhân theo thông lệ hành chính tại Việt Nam thường sử dụng màu mực đỏ tươi. Màu đỏ tạo độ tương phản mạnh trên giấy tờ in chữ đen, giúp người đọc dễ nhận biết văn bản gốc.

Con dấu vuông và các con dấu nội bộ

Khác với dấu tròn pháp nhân, con dấu vuông và các loại dấu hình chữ nhật không đại diện cho tư cách pháp lý toàn diện của công ty. Chúng được dùng như công cụ hỗ trợ văn phòng, giúp ghi nhận thông tin nhanh chóng trên hóa đơn bán lẻ, phiếu xuất kho, biên lai giao hàng hoặc bưu phẩm chuyển phát nhanh.

Các sản phẩm con dấu nội bộ thông dụng bao gồm:

• Khắc dấu mã số thuế: Thể hiện tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở và số điện thoại liên lạc. Mẫu này thường dùng để đóng lên các chứng từ bán hàng, giấy nộp tiền tại ngân hàng hoặc phong bì thư gửi đối tác.
• Dấu vuông hộ kinh doanh: Phục vụ cho các cơ sở kinh doanh cá thể, cửa hàng bán lẻ hoạt động độc lập.
• Dấu tên cá nhân: Thể hiện họ tên của nhân viên, chuyên viên hoặc cán bộ điều hành.
• Khắc dấu chức danh: Kết hợp dòng chức vụ ở trên như giám đốc, kế toán trưởng và họ tên cá nhân ở dưới.
• Khắc dấu chữ ký: Mô phỏng hình ảnh chữ ký tay phục vụ việc đóng lên các tài liệu nội bộ không yêu cầu chữ ký tươi trực tiếp.

Màu mực cho các loại dấu nội bộ này rất đa dạng, khách hàng có thể chọn mực màu xanh dương, màu đỏ, màu tím hoặc màu đen tùy theo sở thích và quy định hành chính của từng cơ quan. Trong đó, mực màu xanh dương là lựa chọn được ưa chuộng đối với dấu tên và dấu mã số thuế, giúp phân biệt rõ ràng với mực đỏ của dấu tròn pháp nhân.

Mẫu bố trí nội dung tiếng Việt và song ngữ

Đối với các công ty liên doanh, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu tại Thành phố Hồ Chí Minh, việc làm con dấu có yếu tố tiếng nước ngoài diễn ra rất thường xuyên. Bố cục mặt dấu song ngữ đòi hỏi sự tính toán cẩn thận của người thợ để hai phần ngôn ngữ không bị chèn ép nhau.

Cách trình bày dấu song ngữ thường tuân thủ quy tắc:

• Tên tiếng Việt: Đặt ở cung tròn phía trên, sử dụng cỡ chữ đậm hơn, to hơn để giữ vị trí ưu tiên ngôn ngữ quốc gia.
• Tên tiếng Anh: Đặt ở cung tròn phía dưới, dùng kiểu chữ thanh mảnh hơn hoặc viết hoa toàn bộ để tạo sự tách bạch.
• Phần trung tâm: Vẫn là mã số doanh nghiệp và tên địa phương, có thể bổ sung chữ “VIỆT NAM” hoặc “VIETNAM” để phục vụ các hợp đồng gửi cho đối tác ở nước ngoài.

Thợ làm dấu cần căn chỉnh tỷ lệ các chữ cái sao cho hài hòa. Nếu tên tiếng Anh quá dài, thợ sẽ tư vấn chuyển bớt một phần sang cung giữa hoặc sử dụng tên viết tắt đã đăng ký trên giấy chứng nhận doanh nghiệp để tránh tình trạng chữ bị ép nhỏ li ti, dẫn đến việc khi dập mực ra giấy chữ bị nhòe thành vệt đen khó đọc.

Loại con dấu	Nội dung hiển thị	Màu mực gợi ý	Mức giá tham khảo
Dấu tròn công ty	Tên doanh nghiệp, mã số thuế, tỉnh/thành phố	Mực đỏ	Liên hệ
Dấu vuông thông tin	Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại	Mực xanh dương hoặc đỏ	Liên hệ
Dấu chức danh	Chức vụ (Giám đốc, Phó giám đốc) + Họ và tên	Mực xanh dương hoặc đỏ	Liên hệ
Dấu tên cá nhân	Họ và tên người sử dụng	Mực xanh dương	Liên hệ
Dấu chữ ký	Chữ ký cá nhân (kèm tên hoặc không)	Mực xanh dương	Liên hệ
Dấu vuông hộ kinh doanh	Tên hộ kinh doanh, mã số thuế cá nhân, địa chỉ	Mực đỏ hoặc xanh	Liên hệ

Bảng tổng hợp trên cung cấp thông tin mức giá và màu mực thông dụng cho từng loại mộc. Doanh nghiệp có thể căn cứ vào nhu cầu thực tế của từng bộ phận để đặt số lượng dấu thích hợp, tránh lãng phí kinh phí mua sắm ban đầu.

Quản lý con dấu nội bộ và phương án dự phòng rủi ro

Sau khi nhận con dấu từ xưởng gia công, việc tổ chức quản lý và sử dụng con dấu trong nội bộ công ty là nhiệm vụ quan trọng của ban giám đốc. Một con dấu được quản lý lỏng lẻo có thể dẫn đến việc văn bản bị đóng bừa bãi, gây ra những rắc rối pháp lý và tổn thất tài sản cho doanh nghiệp.

Kinh nghiệm thực tế cho thấy người dùng không nên phụ thuộc vào hoa văn hay công nghệ dập mộc để ngăn ngừa rủi ro bị sao chép mạo danh. Biện pháp an toàn là thiết lập quy trình quản trị nội bộ chặt chẽ, kiểm soát đường đi của con dấu và phân định rõ trách nhiệm của từng cá nhân được giao bảo quản.

Ban hành quy chế quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp

Để bảo đảm con dấu được dùng đúng mục đích, người đại diện theo pháp luật cần ký ban hành văn bản quy chế quản lý và sử dụng con dấu nội bộ. Bản quy chế này cần nêu rõ các nguyên tắc cơ bản sau:

1. Chỉ định người giữ con dấu: Con dấu tròn của công ty cần được bàn giao cho một nhân sự cụ thể, thường là nhân viên văn thư hoặc kế toán, thông qua biên bản giao nhận có chữ ký xác nhận. Người giữ dấu nên cất giữ mộc trong két sắt hoặc tủ tài liệu có khóa an toàn tại văn phòng. Tuyệt đối không mang con dấu ra khỏi phạm vi trụ sở nếu không có chỉ đạo bằng văn bản của giám đốc.
2. Nguyên tắc kiểm tra trước khi dập mộc: Người giữ dấu chỉ được đóng dấu vào văn bản khi đã có chữ ký trực tiếp của người đại diện hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Không bao giờ được đóng dấu khống lên giấy trắng, hợp đồng còn bỏ trống điều khoản, biên bản nghiệm thu chưa ghi nội dung hoặc các tờ phiếu chi chưa ghi số tiền.
3. Thiết lập sổ nhật ký theo dõi đóng dấu: Bộ phận văn thư cần lập sổ theo dõi, ghi chép đầy đủ số thứ tự, ngày đóng dấu, trích yếu nội dung văn bản, người ký duyệt và chữ ký của người thực hiện thao tác đóng mộc. Sổ theo dõi này là cơ sở đối chiếu chứng từ khi có yêu cầu kiểm tra hoặc khi phát sinh nhu cầu đối soát nội bộ.

Việc duy trì thói quen ghi chép nhật ký đóng dấu giúp bộ máy hành chính hoạt động ngăn nắp. Khi có bất kỳ văn bản nào phát sinh nghi vấn, ban quản trị chỉ cần đối chiếu lại số hiệu và ngày tháng trong sổ theo dõi là có thể xác minh ngay tính xác thực của tài liệu đó.

Xử lý khi con dấu bị mòn, hư hỏng hoặc thất lạc

Trong quá trình sử dụng nhiều năm, con dấu có thể gặp sự cố như mòn vẹt mặt dập, bể vỡ hộp nhựa, hoặc tệ hơn là bị thất lạc trong quá trình di chuyển văn phòng. Khi xảy ra các tình huống này, doanh nghiệp cần bình tĩnh thực hiện theo các bước xử lý kỹ thuật sau:

Khi phát hiện con dấu bị mất, người quản lý cần lập biên bản sự việc ngay trong nội bộ, xác định rõ thời gian, địa điểm và cá nhân có liên quan. Ngay sau đó, công ty phải làm công văn thông báo việc con dấu bị thất lạc và thông báo tạm dừng sử dụng mẫu dấu cũ gửi đến ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản thanh toán. Bước thông báo cho ngân hàng này giúp phong tỏa các giao dịch rút tiền hoặc ký séc, bảo đảm an toàn cho nguồn vốn của công ty.

Tiếp theo, doanh nghiệp mang giấy phép đăng ký kinh doanh và quyết định của ban giám đốc đến xưởng để tiến hành khắc con dấu mới. Khi làm lại dấu, xưởng khuyên bạn nên yêu cầu thợ thay đổi một vài chi tiết nhỏ trên bản vẽ maket, ví dụ như thay đổi hoa thị phân cách ở hai bên cung chữ, thay đổi độ dày đường viền ngoài, hoặc thay đổi kiểu chữ của mã số thuế. Sự khác biệt có chủ đích này giúp phân biệt rõ ràng giữa con dấu mới và con dấu cũ đã bị mất, tránh tình trạng hai mẫu dấu giống nhau hoàn toàn trôi nổi bên ngoài.

Đối với trường hợp con dấu cũ chỉ bị mòn mặt cao su hoặc hỏng khay tăm bông do dùng mực kém chất lượng, bạn chỉ cần mang con dấu cũ qua xưởng để kiểm tra. Thợ sẽ tháo phần cao su cũ, vệ sinh khung trượt, bôi trơn lò xo và dán lại mặt mộc mới gia công bằng laser. Việc thay mới mặt cao su giúp nét đóng sắc sảo trở lại như ban đầu mà không làm phát sinh nhiều chi phí cho công ty.

TÌNH HUỐNG 1: CON DẤU BỊ MÒN MẶT HOẶC KẸT KHAY CÁN
-> Giải pháp: Mang con dấu đến xưởng kiểm tra khung nhựa
-> Thay mặt cao su laser mới, giữ nguyên cán nếu còn tốt
TÌNH HUỐNG 2: CON DẤU BỊ MẤT HOẶC THẤT LẠC
-> Bước 1: Lập biên bản nội bộ ghi nhận hoàn cảnh mất dấu
-> Bước 2: Gửi công văn tạm dừng mẫu dấu cũ cho ngân hàng
-> Bước 3: Đặt làm con dấu mới có chi tiết thay đổi nhỏ
-> Bước 4: Ban hành quyết định lưu hành mẫu dấu mới

Hai hướng xử lý nêu trên giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó với mọi tình huống hư hỏng cơ học hoặc rủi ro thất lạc tài sản. Sự cẩn trọng trong từng khâu xử lý chứng từ sẽ giữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh luôn diễn ra thuận lợi, đúng pháp luật.

Khách hàng ở mọi tỉnh thành có thể gửi bản chụp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp qua Zalo để xưởng Khắc Dấu Á Châu kiểm tra thông tin, dựng maket duyệt mẫu trước khi bắt đầu gia công con dấu hoàn thiện.