Dấu đã xuất kho

Mỗi ngày, bộ phận kho vận và kế toán phải xử lý lượng lớn phiếu xuất kho, biên bản bàn giao, phiếu giao nhận hàng hóa. Việc viết tay lặp đi lặp lại cụm từ xác nhận tốn thời gian, nét chữ viết vội dễ gây khó đọc khi đối soát chứng từ về sau. Con dấu đã xuất kho dạng lật tự động giúp bạn chuẩn hóa quy trình kiểm soát hàng hóa ra vào kho, tạo vết dấu rõ ràng và đồng nhất trên từng liên giấy.

Cấu tạo và nguyên lý hoạt động của con dấu lật tự động

Con dấu đã xuất kho thuộc nhóm dấu dập tự động liền mực. Thân dấu được thiết kế dạng khung trượt có lò xo đàn hồi bên trong. Khi ở trạng thái nghỉ, mặt cao su khắc chữ luôn quay ngược lên trên để ép sát vào khay mực. Mỗi lần bạn ấn cán dấu xuống, cơ cấu trục lật sẽ xoay mặt cao su một góc tròn đều, dập thẳng lên bề mặt giấy rồi tự động thu về vị trí tiếp mực ban đầu.

Mặt khắc con dấu được gia công trực tiếp từ tấm cao su chuyên dụng bằng chùm tia laser. Công nghệ này tạo độ sâu rãnh chữ dứt khoát, giữ biên dạng nét thẳng thớm và không bị co ngót theo thời gian. Khi tiếp xúc với mực, cao su ăn mực đều, nhả mực mịn xuống giấy mà không gây tình trạng lem nhòe hay đọng mực ở các góc chữ.

Các bố cục nội dung thường gặp cho dấu đã xuất kho

Tùy vào quy mô kho bãi, hình thức kiểm soát chứng từ và số lượng nhân sự tham gia đối soát, nội dung con dấu có thể biến đổi theo nhiều kiểu bố cục khác nhau.

Dạng chữ tiêu chuẩn đóng khung

Đây là mẫu dấu đơn giản và phổ biến nhất trong các văn phòng kho vận. Nội dung chỉ gồm dòng chữ ĐÃ XUẤT KHO in hoa, đặt bên trong một khung viền hình chữ nhật đơn hoặc đôi. Mẫu này có kích thước vừa phải, thích hợp đóng chèn vào các góc hẹp trên phiếu xuất kho ba liên hoặc hóa đơn bán hàng mà không che mất các thông tin số lượng, đơn giá bên cạnh.

Dạng kèm ngày tháng năm

Cách thứ nhất là khắc dòng chữ ĐÃ XUẤT KHO ở trên, phía dưới có thêm dòng chữ Ngày… Tháng… Năm… để thủ kho cầm bút điền nhanh. Cách thứ hai tiện lợi hơn là sử dụng cán dấu lật kết hợp bánh xoay số tương tự như dòng dấu ngày tháng năm. Mỗi sáng trước khi bắt đầu ca làm việc, bạn chỉ cần xoay nhẹ các vòng số để chuyển sang ngày mới, sau đó dập một nhát là có đủ cả nội dung xuất kho lẫn thời gian thực hiện.

Dạng kèm tên kho và chữ ký thủ kho

Với các doanh nghiệp sở hữu nhiều kho hàng hoặc có quy trình bàn giao chặt chẽ giữa các bộ phận, con dấu xuất kho thường mang tính định danh rõ ràng hơn. Bố cục con dấu lúc này có thể chia thành nhiều dòng, bao gồm tên công ty hoặc mã kho ở trên cùng, dòng chữ ĐÃ XUẤT KHO ở giữa, phía dưới là dòng chữ ký kèm họ tên người phụ trách xuất hàng.

Trong chuỗi xử lý hồ sơ chứng từ, con dấu này thường kết hợp nhịp nhàng với dấu đã thu tiền của bộ phận quỹ và dấu đã kiểm tra của khâu kiểm đếm số lượng. Sự kết hợp này tạo nên bộ dấu chứng từ liền mạch, giúp hồ sơ thanh quyết toán cuối tháng trở nên minh bạch, dễ dàng tra cứu khi có sự cố thất thoát hàng hóa.

Kinh nghiệm lựa chọn màu mực và cách bảo quản dấu

Mực màu đỏ là lựa chọn áp đảo trên các chứng từ kho. Sắc đỏ rực rỡ tạo độ tương phản mạnh với nền giấy trắng và mực in đen của máy in kim, giúp người cầm phiếu nhận biết tức thì kiện hàng này đã hoàn tất thủ tục xuất kho. Mực màu xanh dương cũng được một số đơn vị ưa chuộng nhằm tạo nét đồng màu với chữ ký gốc bằng bút bi của người phụ trách. Mực đen và mực tím ít dùng hơn trong kho vận, chủ yếu dành cho các hồ sơ lưu trữ nội bộ có quy định riêng biệt.

Để con dấu duy trì độ bền và nét in sắc cạnh, bạn nên lưu ý vài điểm khi sử dụng:

Thứ hai, thao tác dập dấu nên dứt khoát, ấn thẳng tay từ trên xuống và thả tay để lò xo tự bật về vị trí cũ. Tránh dùng lực quá mạnh hay lắc nghiêng cán dấu, điều này dễ làm lệch khớp trượt bên trong thân nhựa.

Thứ ba, khi thấy vết dập mờ dần, bạn cần châm thêm mực ngay. Chỉ cần ấn nhẹ thân dấu xuống một đoạn ngắn, bấm chốt khóa hai bên hông để giữ cố định, sau đó đẩy khay mực ra ngoài. Nhỏ đều vài giọt mực chuyên dụng lên bề mặt miếng đệm xốp, đợi mực ngấm hoàn toàn rồi lắp khay trở lại thân dấu. Không nên đổ quá nhiều mực vì lượng mực dư thừa sẽ trào ra ngoài mép, gây bẩn tài liệu và làm lem chữ khi đóng.