Dấu chữ ký

Thực tế sử dụng con dấu chữ ký trong xử lý văn bản hàng ngày

Nếu mỗi ngày bạn phải ký tay cả trăm tờ phiếu xuất kho, phiếu kiểm hàng hay biểu mẫu nội bộ, cổ tay sẽ mỏi nhừ. Những nét ký về cuối ngày thường bị run, lệch nét và không còn giữ được hình dáng ban đầu. Một con dấu chữ ký liền mực giúp bạn xử lý chồng giấy tờ đó rất nhanh, chỉ cần đặt dấu xuống và dập nhẹ là xong.

Quy định cần biết khi sử dụng con dấu chữ ký

Trước khi đặt làm dấu, bạn cần phân định rõ những văn bản nào được phép dập dấu chữ ký và văn bản nào bắt buộc phải ký tay. Việc dùng tùy tiện có thể khiến chứng từ bị cơ quan quản lý từ chối hoặc gây tranh chấp khi đối soát số liệu.

Trong phạm vi công tác kế toán của doanh nghiệp, Điều 19 khoản 1 Luật Kế toán 2015 quy định rất rõ rằng không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Quy định này chỉ áp dụng cho chứng từ kế toán, nghĩa là các loại phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn tài chính hay séc ngân hàng bắt buộc người có thẩm quyền phải ký tươi trực tiếp bằng bút mực không phai.

Đối với hoạt động công chứng, trong phạm vi các hợp đồng giao dịch công chứng, Điều 50 khoản 1 Luật Công chứng 2024 quy định người yêu cầu công chứng phải ký vào từng trang trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Do đó, con dấu chữ ký khắc sẵn hoàn toàn không được chấp nhận tại các văn phòng công chứng.

Phân loại kích thước và phương án bố cục mặt dấu

Tùy vào độ dài nét ký và vị trí đóng trên giấy tờ, bạn có thể lựa chọn các phương án bố cục mặt dấu khác nhau để sử dụng thuận tiện nhất.

Kiểu bố cục mặt dấu	Kích thước mặt gợi ý	Trường hợp nên chọn	Điểm cần chú ý
Chữ ký đơn thuần	14 x 38 mm hoặc 18 x 47 mm	Ô ký trên biểu mẫu có diện tích nhỏ hẹp	Cần đo trước chiều dài nét ký để chọn cán vừa vặn
Chữ ký kèm họ tên bên dưới	18 x 47 mm hoặc 22 x 58 mm	Phiếu giao nhận, hồ sơ nội bộ cần đọc rõ tên	Chữ tên bên dưới thường chọn kiểu chữ in hoa đứng
Chữ ký kèm chức danh và tên	22 x 58 mm hoặc khổ lớn hơn	Quản lý, trưởng phòng duyệt phiếu hàng ngày	Bố cục ba phần cần cân đối để nét ký không bị ép nhỏ

Nếu bạn giữ vai trò quản lý cấp phòng và thường xuyên duyệt các phiếu đề xuất mua sắm nội bộ, phương án kết hợp chữ ký với Khắc dấu chức danh sẽ giúp văn bản đầy đủ thông tin nhất. Khi đóng một lần, người nhận phiếu sẽ biết ngay ai là người duyệt và giữ chức vụ gì trong bộ phận.

Kỹ thuật gia công mặt cao su và cấu tạo cán dấu liền mực

Nét chữ ký có nhiều đường lượn sóng, nét thanh, nét đậm và các đuôi móc rất mảnh. Nếu kỹ thuật gia công không chuẩn, vết mộc đóng ra sẽ bị mất nét hoặc các góc móc bị bệt mực thành một cục tròn.

Phần thân dấu được lắp vào các dòng Dấu liền mực (Shiny, Trodat, Colop). Khung nhựa dày dặn, lò xo trợ lực nén chắc và nảy đều giúp mặt dấu xoay lật êm ái. Khay tăm bông chứa sẵn mực bên trong thân dấu, sau mỗi lần bấm thì mặt cao su sẽ tự động áp vào khay nỉ để thấm mực cho lần dập tiếp theo.

Cách chuẩn bị mẫu chữ ký để lên bản vẽ thiết kế

Thứ nhất, chọn một tờ giấy trắng tinh không có dòng kẻ ô ly hay hoa văn chìm. Lấy bút bi mực nước ngòi đậm hoặc bút dạ kim màu đen để ký. Ký dứt khoát tay, không đồ lại nét hai lần trên cùng một chỗ.

Hướng dẫn châm thêm mực và bảo quản con dấu

Sau một thời gian dập liên tục vài nghìn lần, lượng mực trong khay tăm bông sẽ cạn dần, biểu hiện qua việc vết ký nhạt màu hoặc mất một vài đoạn móc thanh mảnh. Lúc này bạn cần châm thêm mực chứ không nên cố dùng lực đè mạnh tay làm lệch khung cán.

Bạn chỉ nên dùng loại Mực dấu gốc nước chuyên dụng từ các hãng như Shiny hoặc Trodat để tra vào khay. Tuyệt đối không dùng mực bút máy, mực viết lông bảng hay các loại mực pha cồn không rõ nguồn gốc. Những hóa chất lạ này có thể làm chai cứng lớp mút tăm bông hoặc làm phồng rộp mặt cao su chịu dầu.

Khi châm mực, bạn ấn nhẹ cán dấu xuống khoảng một phần ba đoạn đường rồi nhấn nút khóa hai bên hông để giữ yên vị trí. Đẩy nhẹ khay thẻ mực ra ngoài, nhỏ đều từ năm đến tám giọt mực lên khắp bề mặt nỉ. Chờ khoảng một phút cho mực ngấm sâu xuống mút rồi mới đẩy khay vào vị trí cũ, mở khóa hành trình và dập thử vài nhát ra giấy nháp trước khi dùng lại.