Mẫu giấy giới thiệu đi làm con dấu và lưu ý khi sử dụng

Mẫu giấy giới thiệu đi làm con dấu là văn bản do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký phát, nhằm xác nhận nhân sự được cử đến xưởng sản xuất để thực hiện giao dịch. Văn bản này giúp xưởng gia công nhận diện đúng người, kiểm tra thẩm quyền nhận bàn giao, đồng thời tránh nhầm lẫn khi giao nhận mộc.

Về thời điểm sử dụng, doanh nghiệp cử nhân viên thực hiện thủ tục khi người đại diện theo pháp luật bận việc, không thể trực tiếp đến xưởng. Giấy tờ này chứng minh sự chấp thuận của doanh nghiệp, giúp việc bàn giao mộc diễn ra minh bạch, an toàn cho tài sản của công ty.

Để việc đặt dấu không bị gián đoạn, bạn cần chuẩn bị văn bản đúng cấu trúc, tránh những thiếu sót thường gặp về thẩm quyền ký hoặc thông tin nhân thân. Những hướng dẫn cụ thể dưới đây sẽ giúp bạn hoàn thiện văn bản, chuẩn bị hồ sơ kèm theo và xử lý công việc trực tiếp tại xưởng một cách thuận lợi.

Khung nội dung chuẩn của mẫu giấy giới thiệu làm con dấu

Khung nội dung của mẫu giấy giới thiệu làm con dấu bao gồm quốc hiệu, thông tin doanh nghiệp, thông tin nhân sự được cử đi, nội dung công việc cụ thể và thời hạn hiệu lực. Việc thể hiện rõ ràng các thông tin này giúp văn bản có giá trị xác thực cao, tạo thuận lợi cho thợ khắc dấu đối soát khi tiếp nhận đơn hàng.

Nếu bạn trình bày văn bản sơ sài, xưởng khắc dấu sẽ phải dừng lại để xác minh qua điện thoại hoặc từ chối bàn giao mộc để phòng ngừa rủi ro tranh chấp. Người soạn thảo nên căn chỉnh từng hạng mục theo một trình tự mạch lạc, trình bày trên khổ giấy A4 để tiện lưu trữ vào hồ sơ bàn giao.

Mỗi phần trên giấy giới thiệu đều gắn liền với một bước kiểm tra thực tế tại bàn tiếp nhận. Dưới đây là phân tích chi tiết từng mục thông tin cần có, cùng cách trình bày rõ ràng để bạn áp dụng trực tiếp vào công việc hàng ngày.

Các mục thông tin bắt buộc trên văn bản giới thiệu

Một văn bản cử người đi làm dấu cần có đầy đủ tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, thông tin cá nhân của người được giới thiệu và nội dung làm Dấu tròn công ty. Khi thiếu một trong các trường thông tin này, thợ làm dấu khó có thể xác minh được quyền hạn của người đến liên hệ.

Thông tin doanh nghiệp giới thiệu cần ghi chuẩn xác theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tên công ty phải viết đầy đủ bằng chữ in hoa, đi kèm mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính và số điện thoại bàn hoặc số điện thoại của bộ phận hành chính. Nếu công ty có chi nhánh hoặc văn phòng đại diện đứng ra đặt mộc riêng, bạn cần ghi rõ tên chi nhánh đó kèm địa chỉ hoạt động thực tế.

Thông tin người được giới thiệu cần ghi rõ họ và tên bằng chữ in hoa, có đầy đủ dấu tiếng Việt, đi kèm chức danh công việc hiện tại. Người soạn thảo bắt buộc phải ghi số căn cước công dân hoặc số hộ chiếu, ngày cấp cùng nơi cấp của nhân viên đó. Những dữ liệu này là căn cứ để người thợ đối chiếu với thẻ căn cước bản gốc của người đến xưởng, bảo đảm giao mộc đúng người.

Nội dung công việc cử đi cần được phân tách cụ thể từng đầu việc, không nên ghi chung chung. Bạn hãy nêu rõ nhân sự được cử đi để đặt mới, nhận bàn giao con dấu, duyệt maket thiết kế hoặc nộp văn bản đề nghị làm lại mặt dấu. Việc ghi rõ từng hành động giúp người tiếp nhận xác định người này có quyền ký nhận biên bản bàn giao mộc hay chỉ được gửi hồ sơ thiết kế.

Thời hạn hiệu lực của văn bản cần ấn định một khoảng thời gian cụ thể, không nên để trống dòng này. Bạn có thể ghi rõ văn bản có giá trị đến một ngày cụ thể trong tháng, hoặc có hiệu lực trong một khoảng thời gian xác định kể từ ngày ký. Khi quá thời hạn ghi trên giấy, văn bản sẽ không còn giá trị đối soát, đòi hỏi công ty phải cấp một tờ giấy mới nếu công việc chưa xong.

Phần ký tên và đóng dấu xác nhận là phần quyết định tư cách đại diện của toàn bộ văn bản. Người ký bắt buộc phải là người đại diện theo pháp luật của công ty, hoặc người được ủy quyền bằng văn bản hợp lệ. Bên cạnh chữ ký trực tiếp bằng bút mực, doanh nghiệp đã có mộc tròn trước đó sẽ đóng dấu đỏ trùm lên chữ ký để xác nhận thẩm quyền của người ký phát.

Minh họa bố cục mẫu giấy giới thiệu làm con dấu

Bố cục mẫu giấy giới thiệu làm con dấu thường được thiết kế trên một mặt giấy A4, chia thành ba phần gồm phần mở đầu, phần nội dung giải quyết công việc và phần ký xác nhận. Việc chia cột, căn chỉnh lề cân đối giúp văn bản tạo được sự tin cậy, giúp người kiểm tra đọc thông tin dễ dàng.

Để hình dung cách sắp xếp các thành phần trên một trang văn bản, bạn có thể xem bảng mô tả chi tiết bố cục dưới đây:

Phần văn bản	Nội dung hiển thị	Cách trình bày trên trang in
Góc trên bên trái	Tên công ty phát hành, mã số thuế, số hiệu văn bản	Chữ in hoa rõ nét, số hiệu ghi theo định dạng lưu trữ nội bộ
Góc trên bên phải	Quốc hiệu và Tiêu ngữ theo mẫu hành chính	Căn giữa, chữ in hoa đậm cho Quốc hiệu, phía dưới có dòng gạch ngang
Dưới Quốc hiệu	Địa danh hành chính, ngày tháng năm phát hành	Chữ in nghiêng, ghi đúng ngày ký thực tế của người đại diện
Tiêu đề chính	GIẤY GIỚI THIỆU	Chữ in hoa đậm, đặt ở vị trí chính giữa trang giấy
Kính gửi	Tên cơ sở sản xuất con dấu hoặc xưởng khắc dấu tiếp nhận	Chữ in thường hoặc in đậm, ghi đúng tên đơn vị cung cấp dịch vụ
Thông tin nhân sự	Họ tên, chức vụ, số căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp	Trình bày thẳng hàng, cách dòng rõ ràng, không viết tắt họ tên
Nội dung công việc	Nêu rõ việc đặt khắc, duyệt maket, nhận bàn giao mộc	Diễn đạt thành câu hoàn chỉnh, ghi rõ từng thao tác được phép thực hiện
Thời hạn hiệu lực	Mốc thời gian cụ thể mà giấy tờ còn giá trị giao dịch	Ghi rõ ngày, tháng, năm kết thúc hiệu lực của văn bản
Góc dưới bên phải	Chức danh người đại diện, chữ ký bằng bút mực, con dấu	Ký trực tiếp bằng mực màu, ghi rõ họ tên, đóng dấu công ty

Sau khi nắm rõ bố cục, bạn có thể tham khảo mẫu văn bản minh họa bằng văn bản dưới đây để áp dụng vào thực tế tại doanh nghiệp của mình:

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ AN BÌNH Số: 08/2026/GGT-AB

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 10 năm 2026

GIẤY GIỚI THIỆU

Kính gửi: Xưởng Khắc Dấu Á Châu

Ban Giám đốc Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ An Bình trân trọng giới thiệu:

Ông: NGUYỄN VĂN AN Chức vụ: Nhân viên Hành chính - Nhân sự Số CCCD: 07909000xxxx do Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội cấp ngày 15/04/2021.

Được cử đến: Xưởng Khắc Dấu Á Châu Địa chỉ liên hệ: 145/1 (Tầng 1) Nguyễn Trãi, Phường Bến Thành, Thành phố Hồ Chí Minh.

Nội dung công việc: Liên hệ nộp hồ sơ đặt khắc con dấu tròn doanh nghiệp, kiểm tra maket thiết kế, ký nhận biên bản bàn giao mộc và nhận con dấu thành phẩm kèm hóa đơn chứng từ.

Giấy giới thiệu này có giá trị hiệu lực đến hết ngày 30 tháng 10 năm 2026.

Đại diện theo pháp luật của công ty (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Giám đốc LÊ HOÀNG NAM

Trong phạm vi áp dụng cho cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước, việc trình bày thể thức văn bản hành chính thực hiện theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Các doanh nghiệp ngoài khu vực nhà nước có thể linh hoạt điều chỉnh bố cục cho phù hợp với quy chế nội bộ, nhưng cần giữ trọn vẹn các thông tin cốt lõi để thợ làm dấu đối chiếu dễ dàng.

Dưới đây là thêm một mẫu văn bản minh họa, áp dụng cho trường hợp cử nhân viên đi làm lại mặt con dấu bị hỏng hoặc thay đổi cán dấu:

CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU MINH TÂM Số: 12/2026/GGT-MT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 22 tháng 10 năm 2026

GIẤY GIỚI THIỆU

Kính gửi: Xưởng Khắc Dấu Á Châu

Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Minh Tâm trân trọng giới thiệu:

Bà: PHẠM THỊ HỒNG Chức vụ: Trưởng phòng Hành chính Số CCCD: 07219500xxxx do Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội cấp ngày 12/08/2022.

Được cử đến: Xưởng Khắc Dấu Á Châu Địa chỉ liên hệ: 145/1 (Tầng 1) Nguyễn Trãi, Phường Bến Thành, Thành phố Hồ Chí Minh.

Nội dung công việc: Bàn giao con dấu tròn cũ bị mòn mặt cao su để xưởng gia công lại, duyệt maket chữ mới theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nhận bàn giao con dấu hoàn thiện.

Giấy giới thiệu này có giá trị hiệu lực đến hết ngày 05 tháng 11 năm 2026.

Đại diện theo pháp luật của công ty (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Tổng Giám đốc NGUYỄN THANH PHONG

Khi in văn bản, bạn nên dùng giấy trắng có định lượng dày dặn, các dòng chữ rõ ràng, không bị lem mực in. Các khoảng trống dành cho chữ ký và dấu tròn cần đủ rộng, giúp người đại diện ký thoải mái và thợ đóng dấu không bị chèn ép chữ.

Khi nào doanh nghiệp cần dùng giấy giới thiệu đi làm con dấu?

Doanh nghiệp cần dùng giấy giới thiệu khi người đại diện theo pháp luật không thể tự mình đến cơ sở sản xuất để đặt hàng hoặc nhận bàn giao con dấu. Đây là văn bản xác nhận tư cách người liên hệ, bảo đảm mộc tròn của công ty được trao đúng tay nhân sự nội bộ, tránh nguy cơ thất thoát.

Mỗi loại con dấu trong doanh nghiệp có mục đích sử dụng và mức độ quản lý khác nhau. Việc nắm rõ tính chất của từng loại mộc giúp bạn chuẩn bị giấy tờ đầy đủ, không gây lãng phí thời gian của các bên.

Đối với con dấu pháp nhân của công ty, quy trình bàn giao luôn yêu cầu sự chặt chẽ. Khi người thợ giao con dấu tròn, vết mực dập ra có thể làm phát sinh nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp trên các hợp đồng mua bán. Vì vậy, người thợ luôn yêu cầu xuất trình giấy giới thiệu cùng căn cước công dân để ghi chép vào sổ lưu trữ trước khi trao mộc.

Ngược lại, các loại dấu hỗ trợ công việc văn phòng như Khắc dấu chức danh, Khắc dấu chữ ký, hoặc dấu tên thông thường có thủ tục đơn giản hơn. Những con mộc này dùng để in lại thông tin cá nhân lên giấy tờ nhằm giảm thao tác viết tay, không đại diện cho toàn bộ pháp nhân. Người đặt dấu có thể liên hệ trực tiếp với xưởng để gia công mà không nhất thiết phải có giấy giới thiệu của công ty.

Trường hợp hộ kinh doanh cá thể đặt làm Dấu vuông hộ kinh doanh hoặc các doanh nghiệp đặt Khắc dấu mã số thuế, thủ tục cũng rất thuận tiện. Nếu chính chủ hộ kinh doanh hoặc người đứng tên giấy chứng nhận đến đặt hàng, họ chỉ cần xuất trình giấy tờ tùy thân. Nếu cử người thân hoặc nhân viên đi nhận thay, một tờ giấy giới thiệu ngắn gọn vẫn là lựa chọn an toàn để xưởng an tâm bàn giao sản phẩm.

Phân biệt giấy giới thiệu và mẫu giấy ủy quyền làm con dấu

Giấy giới thiệu dùng để cử nhân sự đến liên hệ, trao đổi công việc hành chính cụ thể theo sự phân công của cấp trên. Trong khi đó, mẫu giấy ủy quyền làm con dấu xác lập quyền đại diện để nhân sự thay mặt người ủy quyền thực hiện các giao dịch dân sự, cam kết nghĩa vụ với bên ngoài.

Việc chọn nhầm giữa hai loại văn bản này có thể khiến hồ sơ bị trả lại, đặc biệt là khi bạn làm việc tại các cơ quan nhà nước. Nhằm giúp bạn lựa chọn đúng biểu mẫu cho từng tình huống, bảng so sánh dưới đây nêu rõ các tiêu chí khác biệt cơ bản:

Tiêu chí so sánh	Giấy giới thiệu	Mẫu giấy ủy quyền làm con dấu
Bản chất văn bản	Thông báo cử nhân sự đến liên hệ công việc cụ thể	Chuyển giao quyền thực hiện hành vi pháp lý thay mặt người ủy quyền
Mục đích sử dụng	Nộp hồ sơ, trao đổi maket thiết kế, nhận con dấu thành phẩm	Giải quyết thủ tục thay đổi con dấu, giải trình tranh chấp, làm việc với cơ quan điều tra
Chủ thể ký văn bản	Người đại diện theo pháp luật hoặc cấp phó được phân công	Bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền cùng ký tên vào văn bản
Hình thức xác thực	Đóng dấu nội bộ của doanh nghiệp, không cần công chứng	Thường phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận
Mức độ trách nhiệm	Nhân sự chịu trách nhiệm nội bộ trước ban giám đốc	Bên ủy quyền chịu trách nhiệm dân sự đối với các cam kết của người được ủy quyền

Tại các xưởng gia công con dấu thông thường, nếu bạn chỉ cần cử nhân viên đến đặt hàng và lấy mộc, giấy giới thiệu là phương án phù hợp. Văn bản này có thủ tục lập đơn giản, nội bộ doanh nghiệp tự ký phát và giải quyết công việc êm thấm.

Tuy nhiên, nếu công ty bạn rơi vào các tình huống phức tạp như tranh chấp quyền quản lý con dấu giữa các thành viên góp vốn, giấy giới thiệu thông thường sẽ không đủ căn cứ. Lúc này, bạn cần soạn mẫu giấy ủy quyền làm con dấu có công chứng, nêu rõ phạm vi giải quyết tranh chấp để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp.

Một trường hợp khác cần dùng giấy ủy quyền là khi người đại diện theo pháp luật vắng mặt dài ngày ở nước ngoài, không thể ký giấy tờ hàng ngày. Người đại diện phải lập hợp đồng ủy quyền hoặc văn bản ủy quyền có công chứng cho phó giám đốc, cho phép người này ký phát các văn bản cử nhân sự đi làm việc với xưởng dấu.

Các loại giấy tờ cần mang kèm khi đến xưởng khắc dấu

Khi đến xưởng khắc dấu cùng giấy giới thiệu, nhân viên cần mang theo bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Căn cước công dân bản gốc để đối chiếu. Sự chuẩn bị đầy đủ này giúp người thợ kiểm tra dữ liệu một cách thông suốt, tránh tình trạng bạn phải đi lại nhiều lần.

Mỗi loại giấy tờ kèm theo đều phục vụ cho một khâu đối soát kỹ thuật và lưu hồ sơ tại xưởng:

Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu bản gốc của người được giới thiệu là giấy tờ quan trọng nhất để đối chiếu nhân thân. Người thợ sẽ so sánh họ tên, khuôn mặt, số định danh cá nhân trên thẻ với nội dung ghi trong giấy giới thiệu. Khi thông tin hoàn toàn trùng khớp, xưởng mới tiến hành giao mộc, giúp ngăn ngừa nguy cơ mạo danh nhận mộc của công ty.

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, có thể là bản sao công chứng hoặc bản in rõ nét kèm bản gốc để đối chiếu. Văn bản này cung cấp chính xác mã số doanh nghiệp, tên công ty bằng tiếng Việt, tên viết bằng tiếng nước ngoài và địa chỉ trụ sở. Người thợ dựa vào các dòng chữ này để nhập liệu vào phần mềm đồ họa, bảo đảm khắc đúng từng dấu chấm, dấu phẩy theo giấy phép.

Bản in maket thiết kế hoặc bản phác thảo mẫu dấu nếu doanh nghiệp có yêu cầu riêng về kiểu chữ hay bố cục. Nếu công ty bạn muốn đưa logo vào con dấu tròn, bạn nên chuẩn bị sẵn tệp đồ họa vector gửi qua email hoặc lưu trong thẻ nhớ. Thợ kỹ thuật sẽ kiểm tra độ dày của đường nét logo, bảo đảm khi chạy máy khắc laser thì hình ảnh không bị dính nét hoặc đứt gãy.

Biên bản bàn giao con dấu cũ trong trường hợp bạn đến để Sửa, khắc lại con dấu. Khi mặt cao su của con mộc bị rách mép, biến dạng sau nhiều năm sử dụng, thợ cần xem xét con mộc cũ để đo đạc đường kính, kiểm tra cỡ chữ nguyên bản trước khi bóc tách lớp cao su hỏng để thay thế.

Trong phạm vi áp dụng cho hoạt động sản xuất con dấu của các cơ sở kinh doanh, Nghị định 96/2016/NĐ-CP quy định điều kiện về an ninh, trật tự quy định cơ sở sản xuất con dấu phải ban hành quy trình tiếp nhận hồ sơ, lập sổ quản lý và báo cáo theo hướng dẫn của cơ quan công an. Việc khách hàng xuất trình giấy tờ đầy đủ giúp cơ sở thực hiện đúng trách nhiệm lưu trữ hồ sơ phục vụ công tác kiểm tra hành chính.

Dưới đây là bảng tóm tắt danh mục giấy tờ cần mang theo, giúp bạn rà soát lại trước khi di chuyển đến xưởng:

STT	Tên loại giấy tờ	Yêu cầu về hình thức	Mục đích đối soát tại xưởng
1	Giấy giới thiệu	Bản chính có chữ ký sống và dấu mộc đỏ	Xác nhận nhân viên được công ty cử đi giao dịch
2	Căn cước công dân	Bản gốc còn hạn sử dụng	Đối chiếu thông tin nhân thân người trực tiếp nhận mộc
3	Giấy phép kinh doanh	Bản sao rõ nét hoặc bản chụp điện tử	Lấy thông tin mã số thuế và tên công ty để dàn trang
4	Mẫu dấu cũ (nếu có)	Con dấu hiện hữu đang sử dụng	Đánh giá độ hao mòn cơ học, hỗ trợ bóc mặt cao su cũ
5	Tệp hình ảnh logo	File vector hoặc ảnh độ phân giải cao	Hỗ trợ kỹ thuật viên căn chỉnh tỷ lệ đường nét khi khắc

Hồ sơ được chuẩn bị chỉn chu giúp bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp, đồng thời thợ làm con dấu cũng yên tâm hơn khi gia công mặt mộc. Người thợ có thể tự tin bấm máy sản xuất khi mọi căn cứ giấy tờ đã được kiểm tra rõ ràng ngay từ khâu tiếp nhận ban đầu.

Những lỗi thường gặp khiến giấy giới thiệu bị từ chối tiếp nhận

Những lỗi thường gặp khiến giấy giới thiệu bị từ chối tiếp nhận bao gồm việc dùng từ ngữ mơ hồ, thiếu thông tin cá nhân, giấy tờ hết hạn, hoặc người ký không có thẩm quyền đại diện. Khi văn bản mắc phải những hạt sạn này, thợ làm dấu buộc phải dừng quy trình để tránh rủi ro pháp lý cho cơ sở.

Nhiều người nghĩ rằng xưởng khắc dấu chỉ là nơi gia công cơ khí đơn thuần, không cần kiểm tra văn bản quá khắt khe. Tuy nhiên, do con mộc gắn liền với quyền lợi và nghĩa vụ của pháp nhân, xưởng phải kiểm tra cẩn thận để bảo vệ an toàn cho chính khách hàng.

Nếu bạn nắm trước các điểm sơ hở thường xuất hiện trên giấy giới thiệu, bạn sẽ chủ động sửa đổi ngay tại văn phòng trước khi trình giám đốc ký. Dưới đây là phân tích chi tiết về hai nhóm lỗi lớn mà khách hàng thường gặp nhất khi đến xưởng.

Ghi thiếu phạm vi công việc và thời hạn hiệu lực

Ghi thiếu phạm vi công việc và thời hạn hiệu lực là thiếu sót phổ biến khiến thợ khắc dấu không thể bàn giao sản phẩm cho nhân viên. Một văn bản chỉ ghi chung chung cụm từ đi liên hệ công việc sẽ không đủ căn cứ để thợ giao con dấu tròn có tính bảo mật cao.

Trong thực tế tiếp nhận hồ sơ, lỗi dùng từ ngữ thiếu rõ ràng thường xuất hiện dưới các dạng cụ thể sau:

Doanh nghiệp sử dụng câu chữ quá ngắn gọn như cử nhân viên đi làm việc tại xưởng dấu, mà không nói rõ là làm việc gì. Khi cầm tờ giấy này, người thợ không thể biết nhân viên đó chỉ đến lấy bảng báo giá, hay được quyền duyệt maket và mang con dấu về. Để bảo đảm an toàn, thợ sẽ yêu cầu nhân viên gọi điện cho giám đốc để xác nhận lại, làm mất thêm thời gian chờ đợi của cả hai bên.

Cách khắc phục là bạn hãy ghi cụ thể các hành động: Cử nhân viên đến liên hệ đặt làm con dấu tròn công ty, duyệt maket thiết kế và nhận bàn giao con dấu thành phẩm. Khi câu chữ rõ ràng, người thợ sẽ tự tin thực hiện các thủ tục bàn giao mộc mà không cần thêm bất kỳ bước xác minh phụ nào.

Lỗi để trống thời hạn hiệu lực hoặc không ghi ngày tháng năm lập giấy cũng diễn ra khá thường xuyên. Khi văn bản không có ngày tháng, người tiếp nhận không thể xác định giấy tờ này được lập vào thời điểm nào, liệu có còn giá trị sử dụng hay không. Một tờ giấy giới thiệu lập từ nhiều tháng trước không thể dùng để nhận một con dấu vừa mới đặt hàng tuần này.

Doanh nghiệp nên quy định rõ: Giấy giới thiệu có giá trị đến ngày cụ thể, hoặc có giá trị trong một số ngày nhất định kể từ ngày ký. Nếu ngày hẹn lấy dấu rơi vào thời điểm giấy giới thiệu đã hết hạn, nhân viên nên chủ động xin văn phòng cấp lại một tờ giấy mới, tránh việc đến xưởng rồi lại phải quay về.

Thêm vào đó, một số văn bản ghi sai tên đơn vị tiếp nhận, ví dụ công ty đến xưởng Khắc Dấu Á Châu nhưng giấy giới thiệu lại kính gửi một đơn vị khác. Khi tên đơn vị tiếp nhận không đúng, xưởng không thể lưu trữ tờ giấy đó vào hồ sơ khách hàng của mình. Người soạn thảo cần kiểm tra kỹ tên xưởng, địa chỉ liên hệ trước khi in ra trình ký để tránh nhầm lẫn đáng tiếc này.

Lỗi về thẩm quyền ký duyệt và đóng dấu xác nhận

Lỗi về thẩm quyền ký duyệt và đóng dấu xác nhận phát sinh khi người ký không phải đại diện pháp luật, hoặc doanh nghiệp mới thành lập chưa có con mộc cũ để đóng xác nhận. Sai sót này ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị xác thực của văn bản giới thiệu.

Những tình huống vướng mắc liên quan đến thẩm quyền ký và đóng dấu thường tập trung vào các trường hợp sau:

Người ký văn bản là trưởng phòng nhân sự, kế toán trưởng hoặc phó giám đốc nhưng không đính kèm giấy ủy quyền từ người đại diện theo pháp luật. Về nguyên tắc, chỉ người đại diện theo pháp luật ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới có quyền cử người đi làm con mộc công ty. Nếu người ký thay không xuất trình được văn bản phân công nhiệm vụ hợp lệ, thợ khắc dấu sẽ từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Doanh nghiệp mới thành lập lần đầu chưa có con dấu thì không thể đóng dấu tròn đỏ lên giấy giới thiệu. Tình huống này khiến nhiều nhân viên lúng túng, không biết phải xử lý thế nào để xưởng chấp nhận. Trong trường hợp này, văn bản chỉ cần chữ ký trực tiếp bằng bút mực của người đại diện theo pháp luật, đồng thời người đi làm dấu mang theo bản gốc Căn cước công dân và bản gốc Giấy phép kinh doanh để thợ đối chiếu tận mắt.

Chữ ký trên giấy giới thiệu là chữ ký photo, scan in màu lại, hoặc chữ ký khắc dấu in sẵn. Việc sử dụng chữ ký scan in màu từ máy tính không được chấp nhận khi làm con mộc pháp nhân vì tiềm ẩn nguy cơ làm giả văn bản rất lớn. Xưởng chỉ tiếp nhận văn bản có chữ ký tươi bằng bút mực của người có thẩm quyền ký phát.

Con dấu đóng trên văn bản bị nhòe mực, mất nét, hoặc đóng đè hoàn toàn lên chữ ký làm che khuất họ tên người ký. Khi đóng dấu, con dấu cần được dập dứt khoát, ngay ngắn, phủ lên một phần chữ ký để người đọc vừa nhìn rõ nét ký, vừa đọc được tên công ty trên vòng tròn con dấu.

Doanh nghiệp được chủ động lựa chọn hình thức, số lượng cũng như nội dung con dấu khi đặt làm cho công ty hoặc chi nhánh. Việc quản lý và lưu giữ con dấu luôn gắn liền với trách nhiệm kiểm soát trực tiếp từ người đại diện pháp luật. Do đó, giấy giới thiệu cử người đi làm con dấu bắt buộc phải đúng thẩm quyền ký nhằm hạn chế rủi ro tranh chấp phát sinh trong các giao dịch thương mại sau này.

Dưới đây là bảng tổng hợp các lỗi thường gặp cùng phương án điều chỉnh cụ thể, giúp bạn dễ dàng rà soát trước khi mang hồ sơ đi giao dịch:

Nhóm lỗi	Biểu hiện thường gặp trên giấy	Cách khắc phục chuẩn xác
Lỗi thẩm quyền	Cấp phó hoặc trưởng phòng ký thay nhưng không có văn bản ủy quyền	Trình đúng người đại diện theo pháp luật ký, hoặc nộp kèm văn bản ủy quyền hợp lệ
Lỗi chữ ký	Dùng chữ ký scan in màu, chữ ký photo hoặc dấu khắc chữ ký sẵn	Người có thẩm quyền phải ký trực tiếp bằng bút mực lên bản giấy in
Lỗi con dấu	Doanh nghiệp mới thành lập lúng túng vì chưa có con dấu để đóng giáp lai	Chỉ cần chữ ký tươi của đại diện pháp luật, mang theo bản chính giấy phép kinh doanh
Lỗi phạm vi	Ghi chung chung cụm từ đi liên hệ công tác, đi giải quyết việc	Nêu rõ việc duyệt maket, nộp hồ sơ, ký biên bản và nhận bàn giao con dấu
Lỗi thời hạn	Để trống mốc thời gian, hoặc dùng giấy giới thiệu đã quá hạn	Ghi rõ thời gian hiệu lực cụ thể, làm lại giấy mới nếu thời gian giao dịch bị kéo dài

Khi thực hiện việc đóng dấu xác nhận lên văn bản của các đơn vị nhà nước, trong phạm vi áp dụng cho cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước, Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định mực dấu phải có màu đỏ, con dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, trùm lên khoảng một phần ba chữ ký về phía bên trái. Doanh nghiệp tư nhân tuy không bắt buộc tuân theo thể thức văn thư nhà nước, nhưng việc học hỏi cách đóng dấu này sẽ giúp văn bản nhìn gọn gàng, rõ ràng và thuận mắt cho người tiếp nhận.

Để minh họa trực quan cho người soạn thảo hình dung cách hoàn thiện một văn bản hoàn chỉnh, hình ảnh dưới đây là minh họa mô phỏng cho mẫu giấy giới thiệu được in ấn chuẩn mực trên khổ giấy A4. Các thông tin được căn lề thẳng hàng, có chữ ký bằng bút mực xanh và dấu tròn đỏ đóng ngay ngắn ở góc dưới bên phải trang giấy. Đây chỉ là bản vẽ mô phỏng nhằm giúp bạn hình dung vị trí các trường dữ liệu, không phải là con dấu của một doanh nghiệp cụ thể đang lưu hành.

Việc kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên giấy giới thiệu trước khi rời văn phòng sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian di chuyển. Khi hồ sơ đã đầy đủ và chuẩn xác, người thợ tại xưởng có thể tiến hành các thao tác gia công một cách trơn tru, bàn giao con mộc đúng hẹn để phục vụ công việc của doanh nghiệp bạn.

Bạn hãy gửi trước thông tin doanh nghiệp và nội dung dự kiến khắc qua Zalo, chúng tôi sẽ lên bản vẽ maket chi tiết để bạn kiểm tra bố cục và cỡ chữ trước khi tiến hành gia công tại xưởng.