Mẫu dấu hoàn công: quy định nội dung và phương án làm dấu

Người làm hồ sơ nghiệm thu công trình xây dựng, khi chuẩn bị bước hoàn công, thường cần một con dấu đóng trực tiếp lên bản vẽ để các bên ký nhận. Con dấu này thể hiện đúng tên nhà thầu, tiêu đề bản vẽ, ngày tháng cùng các chức danh chịu trách nhiệm thực địa. Việc chọn sai mẫu dấu, thiếu vị trí chữ ký hoặc sai lệch thông tin có thể khiến chủ đầu tư từ chối hồ sơ thanh toán.

Mỗi dự án xây dựng lại có cơ cấu quản lý riêng biệt, phụ thuộc trực tiếp vào hình thức hợp đồng giao thầu giữa các bên. Có công trình chỉ gồm nhà thầu chính làm việc với tư vấn giám sát, nhưng cũng có công trình lớn triển khai theo mô hình tổng thầu với nhiều thầu phụ tham gia. Nhận diện đúng mô hình hợp đồng ngay từ đầu giúp bạn chọn đúng mẫu khung dấu, không phải tốn thời gian khắc lại mặt cao su.

Hiện nay, người làm nghề thường cân nhắc giữa hai kết cấu gia công gồm dấu cán gỗ chấm mực rời và dấu liền mực (Shiny, Trodat, Colop). Mỗi kết cấu đều có điểm thuận tiện cùng những điểm giới hạn riêng về độ bền, kích thước mặt in và thao tác sử dụng thực tế. Xưởng Khắc Dấu Á Châu sẽ phân tích rõ từng mẫu khung, kích cỡ mặt dấu cùng kỹ thuật đóng dấu thực tế qua nội dung dưới đây.

Nội dung con dấu hoàn công theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP

Trong phạm vi quản lý chất lượng và thi công xây dựng theo Nghị định số 06/2021/NĐ-CP, văn bản hướng dẫn hai dạng khung dấu tương ứng với từng mô hình quản lý thi công của dự án. Người phụ trách hồ sơ cần đối chiếu trực tiếp với hợp đồng xây dựng để đưa đúng các bên liên quan cùng thông tin chức danh vào khuôn dấu.

Cũng trong phạm vi áp dụng của Phụ lục IIB thuộc Nghị định số 06/2021/NĐ-CP, trường hợp các kích thước, thông số thực tế của hạng mục không vượt quá sai số cho phép so với thiết kế thì bản vẽ thi công được chụp hoặc photocopy lại. Các bên liên quan sẽ trực tiếp đóng dấu hoàn công, ký xác nhận lên bản vẽ chụp này để lập thành hồ sơ hoàn công chính thức. Cách làm này giúp tiết kiệm thời gian vẽ lại toàn bộ các bản vẽ kỹ thuật chi tiết.

Nếu các thông số thi công thực tế có sai khác vượt sai số cho phép, nhà thầu thi công được phép ghi lại trị số thực tế trong ngoặc đơn bên cạnh hoặc bên dưới trị số cũ ngay trên tờ bản vẽ chụp. Trường hợp cần thiết, nhà thầu có thể vẽ lại bản vẽ hoàn công mới với khung tên hoàn công tương tự mẫu dấu quy định. Dù vẽ lại hay chụp lại, việc đóng dấu xác nhận của các bên vẫn là thủ tục bắt buộc để hoàn tất hồ sơ.

Mỗi chủ thể tham gia dự án đều phải chịu trách nhiệm cá nhân về chữ ký của mình trong từng ô dấu. Người lập bản vẽ chịu trách nhiệm về số liệu đo đạc thực tế, chỉ huy trưởng chịu trách nhiệm về chất lượng thi công, người giám sát kiểm tra tính chuẩn xác của hồ sơ. Chữ ký trong ô dấu phải là chữ ký tươi của người có thẩm quyền, không được dùng chữ ký scan sẵn.

Mẫu dành cho hợp đồng không áp dụng tổng thầu

Trong phạm vi quy định tại Phụ lục IIB thuộc Nghị định số 06/2021/NĐ-CP, Mẫu chỉ áp dụng cho trường hợp không áp dụng hình thức hợp đồng tổng thầu thi công xây dựng. Đây là mẫu dấu xuất hiện ở các công trình mà chủ đầu tư ký hợp đồng thi công trực tiếp với một nhà thầu độc lập.

Cấu trúc dòng chữ của Mẫu được bố trí rõ ràng từ trên xuống dưới, không xen kẽ các thông tin thừa. Dòng trên cùng thể hiện dòng chữ TÊN NHÀ THẦU THI CÔNG XÂY DỰNG, viết hoa toàn bộ để nhận diện rõ pháp nhân thi công. Dòng tiếp theo là tiêu đề BẢN VẼ HOÀN CÔNG, được đặt ở chính giữa với phông chữ lớn, đậm nét. Dòng thứ ba là phần ghi mốc thời gian gồm Ngày… tháng… năm… để các bên điền ngày nghiệm thu thực tế.

Khung chữ ký bên dưới của Mẫu được chia thành ba ô dọc bằng nhau, tương ứng với ba vị trí chức danh xác nhận. Ba vị trí này gồm Người lập, Chỉ huy trưởng công trình hoặc giám đốc dự án, và Tư vấn giám sát trưởng. Mỗi ô đều có dòng chữ mở ngoặc hướng dẫn rõ ràng về họ tên, chức vụ hoặc chữ ký của người chịu trách nhiệm.

Ô đầu tiên bên trái dành cho Người lập, thường là kỹ sư kỹ thuật hiện trường hoặc nhân viên phụ trách đo vẽ hoàn công của nhà thầu. Người này kiểm tra các kích thước hình học, đối chiếu cao độ thực tế, ghi rõ họ tên, chức vụ rồi ký xác nhận vào ô. Sự có mặt của ô này giúp xác định người trực tiếp lập số liệu bản vẽ.

Ô ở giữa dành cho Chỉ huy trưởng công trình hoặc giám đốc dự án đại diện cho phía nhà thầu thi công. Vị trí này yêu cầu ghi rõ họ tên cùng chữ ký tươi của người quản lý thi công cao nhất tại công trường. Chỉ huy trưởng chịu trách nhiệm pháp lý trước chủ đầu tư về tính trung thực của các thông số kỹ thuật được thể hiện.

Ô bên phải ngoài cùng dành cho Tư vấn giám sát trưởng, đại diện cho phía chủ đầu tư hoặc đơn vị tư vấn giám sát được thuê. Người giám sát trưởng kiểm tra hiện trường, ký tên, ghi rõ họ tên và chức danh để xác nhận công trình đã hoàn thành đúng bản vẽ. Trong thực tế, nhiều giám sát trưởng còn đóng kèm khắc dấu chức danh vào góc dưới của ô này để tăng tính minh bạch cho văn bản.

Mẫu số 2 dành cho hợp đồng áp dụng hình thức tổng thầu

Trong phạm vi quy định tại Phụ lục IIB của Nghị định số 06/2021/NĐ-CP, Mẫu số 2 chỉ áp dụng cho trường hợp có áp dụng hình thức hợp đồng tổng thầu thi công xây dựng. Mẫu này xuất hiện phổ biến tại các dự án quy mô lớn, nơi chủ đầu tư giao khoán toàn bộ gói thầu cho một tổng thầu, sau đó tổng thầu thuê các nhà thầu phụ thực hiện từng phần việc.

Cấu trúc tiêu đề phía trên của Mẫu số 2 vẫn giữ nguyên dòng TÊN NHÀ THẦU THI CÔNG XÂY DỰNG, BẢN VẼ HOÀN CÔNG và dòng Ngày… tháng… năm… tương tự như Mẫu. Tuy nhiên, phần khung chữ ký bên dưới được mở rộng thành bốn ô chức danh riêng biệt. Sự bổ sung này nhằm kiểm soát tính liên đới trách nhiệm giữa các cấp nhà thầu trước khi trình hồ sơ lên tư vấn giám sát.

Bốn vị trí ký duyệt trong Mẫu số 2 được sắp xếp theo thứ tự lần lượt từ trái qua phải. Ô thứ nhất vẫn là Người lập, yêu cầu ghi rõ họ tên, chức vụ cùng chữ ký của cán bộ trực tiếp đo vẽ. Ô thứ hai dành riêng cho Chỉ huy trưởng hoặc giám đốc dự án của nhà thầu phụ, người trực tiếp chỉ đạo nhân công và máy móc thi công ngoài hiện trường.

Ô thứ ba dành cho Chỉ huy trưởng hoặc giám đốc dự án của tổng thầu, người thực hiện việc kiểm tra, nghiệm thu chất lượng nội bộ giữa hai cấp nhà thầu. Ô thứ tư bên phải ngoài cùng dành cho Tư vấn giám sát trưởng, người đại diện chủ đầu tư thực hiện nghiệm thu vòng cuối cùng. Cả bốn vị trí đều phải ký bút mực tươi và ghi rõ ràng họ tên, chức danh cụ thể.

Do có bốn ô ký và các dòng ghi chú chức danh khá dài, Mẫu số 2 cần không gian chiều ngang lớn hơn Mẫu. Nếu người làm dấu cố tình ép khung hẹp lại, các chữ cái sẽ bị thu nhỏ, khiến khoảng trống ký tên bị thu hẹp đáng kể. Kỹ sư công trường khi nhận dấu sẽ rất khó ký tay vừa vặn hoặc không thể đóng kèm khắc dấu chữ ký vào trong ô.

Minh họa bố cục và kích thước mặt dấu khi gia công

Dưới đây là hình minh họa bố cục đường nét của hai mẫu dấu hoàn công, không phải ảnh chụp sản phẩm thực tế hay bằng chứng lưu trữ hồ sơ. Người làm hồ sơ có thể quan sát cách phân bổ dòng chữ để hình dung rõ khoảng trống ký tên trước khi đặt gia công.

Hình minh họa bố cục Mẫu (3 ô chức danh).

Hình minh họa bố cục Mẫu số 2 (4 ô chức danh).

Trong phạm vi Phụ lục IIB của Nghị định số 06/2021/NĐ-CP, ghi chú văn bản nêu rõ kích thước dấu tùy thuộc kích cỡ chữ. Điều này có nghĩa pháp luật hiện hành không quy định kích thước cố định bắt buộc cho mặt dấu hoàn công. Người dùng hoàn toàn có thể chủ động chọn cỡ dấu dựa vào độ dài tên doanh nghiệp và diện tích trống trên bản vẽ.

Việc không gò bó kích thước giúp thợ làm dấu linh hoạt dàn trang bản vẽ maket trên máy vi tính. Tuy nhiên, sự tự do này đôi khi khiến người đặt dấu lúng túng nếu không nắm rõ khoảng cách các đường nét. Thợ khắc lành nghề luôn cân đối chiều cao của khung tên công ty với các ô chữ ký để bản in ra đời trông hài hòa, dễ nhìn.

Bố cục các ô thông tin và khoảng trống ký tên

Một khung dấu hoàn công đạt yêu cầu thực tế cần dành phần lớn diện tích cho các ô ký nhận bên dưới. Tỷ lệ thường thấy là một phần ba chiều cao phía trên dành cho tên nhà thầu, tiêu đề và ngày tháng, hai phần ba chiều cao còn lại dành cho các ô chức vụ. Sự phân chia này giúp người ký có đủ chỗ thao tác tay mà không chạm vào viền khung.

Dòng tên nhà thầu thi công ở phía trên cần dùng kiểu chữ in hoa thẳng đứng, nét chữ rõ ràng, không có chân uốn lượn. Nếu tên công ty quá dài, thợ khắc sẽ chia thành hai dòng cân đối thay vì co nhỏ chữ lại một dòng. Việc co chữ quá nhỏ dễ làm mực bị bết dính vào nhau sau khi đóng nhiều lượt liên tục.

Dòng chữ tiêu đề BẢN VẼ HOÀN CÔNG luôn được đặt ở vị trí trung tâm, cỡ chữ to hơn tên nhà thầu để tạo điểm nhấn nhận diện rõ ràng. Dòng ngày tháng năm bố trí ngay bên dưới, để trống các khoảng chấm vừa phải để người làm hồ sơ dùng bút bi ghi ngày nghiệm thu thực tế. Các khoảng trống này không nên quá sát mép viền để tránh bị mực viền lem vào nét chữ viết tay.

Các ô chức danh bên dưới cần được kẻ đường phân chia rõ nét, thẳng hàng từ trên xuống dưới. Dưới mỗi chức vụ, dòng chữ hướng dẫn ghi rõ họ tên và chữ ký phải được thu nhỏ vừa phải, đặt sát lên phía trên của ô. Khoảng không gian trống còn lại bên dưới chính là nơi người ký thực hiện thao tác ký tên, ghi họ tên và đóng dấu chức danh.

Nếu khoảng trống ký tên quá hẹp, người ký sẽ phải ký chữ ký nhỏ, rất khó nhận diện nét chữ khi kiểm tra hồ sơ. Thậm chí, việc đóng đè con dấu tên hoặc dấu chức danh lên nhau trên một diện tích hẹp sẽ làm nhòe mực, khiến văn bản trông bẩn và khó lưu trữ dạng bản quét điện tử. Do đó, xưởng luôn khuyên khách hàng không nên bóp nhỏ chiều cao của khung dấu.

Lựa chọn kích thước mặt dấu theo khung tên bản vẽ

Trong thực tế gia công tại xưởng, người thợ thường thiết kế kích thước mặt dấu dựa trên số lượng ô chức danh và yêu cầu từ chủ đầu tư. Khi bố trí các khung chữ ký cho các đơn vị liên quan, kích cỡ khuôn dấu cần được tính toán vừa vặn để các bên thao tác ký tên thoải mái. Việc căn chỉnh kích cỡ dấu hợp lý giúp hình đóng nằm gọn gàng cạnh khung tên bản vẽ thiết kế mà không đè lên các chi tiết kỹ thuật.

Cỡ 6x12 cm hoặc 6.5x12 cm thường được lựa chọn cho Mẫu với ba vị trí ký tên, phù hợp với các bản vẽ in trên khổ giấy A3 hoặc A2 nhỏ gọn. Chiều ngang 12 cm chia đều cho ba ô, mỗi ô được khoảng gần 4 cm chiều ngang. Khoảng cách này vừa đủ để người ký viết chữ ký ngắn gọn cùng họ tên mà không bị chạm vào đường kẻ phân cách hai bên.

Khi đóng dấu trên các bản vẽ khổ A2 hoặc A1, việc chọn kích thước mặt dấu thoáng giúp bố cục các ô chức danh rõ ràng hơn. Chiều cao khung dấu đủ rộng sẽ tạo khoảng trống thuận tiện theo chiều dọc để các bên làm việc. Người phụ trách có thể ký tay trực tiếp và đóng thêm Dấu tên ngay phía dưới chữ ký mà không lo bị chèn dòng hay đè nét lên các chữ in sẵn.

Đối với khung dấu hoàn công gồm bốn vị trí ký, cỡ 7x14 cm hoặc 8,5x14 cm là các phương án thường được sử dụng trong thực tế thi công. Chiều ngang của khung dấu khi chia đều sẽ tạo khoảng cách vừa vặn cho từng ô chức danh. Diện tích này vừa đủ để trình bày những chức danh dài như Chỉ huy trưởng hoặc giám đốc dự án của tổng thầu mà không buộc phải co nhỏ cỡ chữ lại.

Trước khi quyết định kích thước gia công, bạn nên mở bản vẽ in thử ra bàn làm việc, dùng thước kẻ đo chính xác khoảng trống còn lại ở góc dưới bên phải tờ giấy. Khoảng trống này nằm ngay phía trên hoặc bên cạnh khung tên thiết kế ban đầu của dự án. Nếu chọn con dấu có kích thước lớn hơn khoảng trống này, mặt dấu sẽ đè lên các đường nét mặt bằng, mặt cắt công trình, dẫn đến nguy cơ hồ sơ bị chủ đầu tư trả về.

So sánh hai phương án làm con dấu hoàn công

Khi đặt làm con dấu hoàn công, nhà thầu thường đứng trước hai phương án gia công chính là dấu cán gỗ chấm mực rời và dấu liền mực. Mỗi loại dấu sở hữu những đặc tính cơ học riêng biệt, phù hợp với từng điều kiện làm việc cụ thể tại công trường hay trong văn phòng. Việc hiểu rõ ưu điểm và nhược điểm của từng loại giúp bạn chọn đúng công cụ, tránh lãng phí chi phí đầu tư ban đầu.

Dấu cán gỗ là giải pháp truyền thống với mặt cao su gắn trên thân gỗ tự nhiên, dùng kèm một khay mực nỉ bên ngoài. Trong khi đó, dấu liền mực sử dụng công nghệ mực thẩm thấu trực tiếp qua bề mặt cao su, không cần mang theo khay mực rời. Sự khác nhau về cấu tạo này mang lại những trải nghiệm sử dụng hoàn toàn khác biệt trên thực tế.

Bảng so sánh chi tiết giữa hai phương án làm con dấu hoàn công:

Đặc tính kỹ thuật	Dấu hoàn công cán gỗ chấm mực rời	Dấu hoàn công liền mực thẩm thấu
Khay mực đi kèm	Dùng khay mực tampon rời bên ngoài	Tích hợp hộp chứa mực bên trong thân dấu
Thao tác khi dùng	Chấm mặt dấu vào khay rồi mới dập xuống giấy	Đặt trực tiếp xuống giấy và ấn tay dập liên tục
Độ bền thân dấu	Thân gỗ tự nhiên, chịu va chạm tốt khi rơi	Thân nhựa kỹ thuật, có thể nứt vỡ nếu rơi mạnh
Độ sắc nét nét in	Phụ thuộc tay chấm mực và lực ấn của người dùng	Nét in mảnh mai, đều màu, ít bị bết dính
Tính cơ động	Cồng kềnh vì phải mang kèm khay mực lớn	Gọn gàng khi di chuyển, có nắp đậy bảo vệ đáy
Yêu cầu mặt bàn	Dễ đóng trên mặt bàn gỗ gồ ghề, lán trại	Cần mặt bàn phẳng để bản in không mất góc

Người làm hồ sơ cần căn cứ vào môi trường làm việc thực tế để đưa ra quyết định chọn lựa. Nếu bạn thường xuyên phải ôm hồ sơ ra công trường bụi bặm, điều kiện bàn ghế thiếu thốn thì dấu cán gỗ là phương án rất đáng tin cậy. Nếu bạn làm việc chủ yếu tại văn phòng dự án, cần đóng dấu hàng loạt bản vẽ với yêu cầu thẩm mỹ cao thì dấu liền mực sẽ giúp công việc nhanh hơn rất nhiều.

Dấu hoàn công cán gỗ chấm mực

Dấu hoàn công cán gỗ có cấu tạo gồm hai phần riêng biệt: phần cán cầm bằng gỗ tự nhiên và phần mặt dấu bằng cao su được khắc laser. Phần đế gỗ được thợ mài nhẵn, bên trên gắn tay cầm tiện tròn giúp người dùng dễ dàng dồn lực bàn tay khi đóng dấu. Phần mặt cao su được gắn chặt vào mặt đáy của đế gỗ bằng keo dán chuyên dụng để không bị bong tróc mép khi sử dụng.

Chi phí gia công một con khắc dấu hoàn công cán gỗ thường ở mức tiết kiệm, phù hợp với ngân sách của phần lớn đơn vị thi công. Muốn sử dụng dòng dấu này, bạn cần trang bị thêm một khay mực chấm cỡ lớn vừa vặn với kích thước mặt gỗ. Khay mực được châm mực dấu chuyên dụng và cần có nắp đậy kín để tránh tình trạng mực bay hơi hoặc dính bụi bẩn trong quá trình bảo quản.

Điểm thuận lợi lớn của dấu cán gỗ là độ bền cơ học rất cao trước các tác động vật lý. Tại các lán trại công trường tạm bợ, con dấu có thể bị rơi từ trên bàn xuống nền đất hoặc va đập vào các thiết bị thi công mà không lo bị gãy vỡ hay hỏng hóc cơ cấu. Thân gỗ khối đặc cùng mặt cao su dày dặn giúp con dấu chịu được lực ấn rất mạnh từ người sử dụng mà không biến dạng.

Tuy nhiên, dấu cán gỗ lại có nhược điểm là đòi hỏi người dùng phải thao tác cẩn thận trong từng lần đóng. Bạn phải mở nắp khay mực, chấm nhẹ mặt cao su vào bông mực cho đều tay, sau đó mới đặt con dấu lên bản vẽ để dập xuống. Nếu bạn chấm mực quá nhiều, các chữ nhỏ và đường kẻ ô sẽ bị đọng mực, gây nhòe nét khi in ra giấy. Nếu bạn chấm thiếu mực hoặc ấn lệch tay, bản in sẽ bị mờ góc hoặc đứt đoạn đường viền ngoài.

Việc mang dấu cán gỗ đi lại giữa các công trường cũng cồng kềnh hơn do luôn phải mang kèm theo hộp mực rời to bản. Nếu khay mực không được đậy nắp cẩn thận, bụi cát công trường bám vào miếng mút nỉ sẽ làm chai bề mặt khay mực. Bụi bẩn này bám tiếp lên mặt cao su sẽ làm nét in bị sạn, mất đi độ sắc nét của văn bản nghiệm thu.

Dấu hoàn công liền mực

Dấu hoàn công liền mực hoạt động dựa trên cơ chế thẩm thấu mực trực tiếp qua tấm cao su xốp vi điểm. Tấm cao su này được xử lý bề mặt bằng tia laser để tạo hình nét chữ và điều tiết lượng mực đi ra đều đặn. Mực dấu được nạp sẵn vào khoang chứa bên trong thân con dấu, tự động ngấm dần xuống mặt in mà không cần dùng đến khay chấm mực rời.

Dòng dấu liền mực này mang lại bản in rất sắc nét, các đường kẻ ô mảnh mai và đều màu từ góc này sang góc khác. Do mực được cấp tự động từ bên trong, người dùng không bao giờ gặp phải tình trạng mực bị ứ đọng bết dính như khi tự chấm tay. Nét chữ in ra trên bản vẽ hoàn công rất thanh thoát, đáp ứng tốt yêu cầu thẩm mỹ khắt khe của các chủ đầu tư nước ngoài hoặc đơn vị kiểm toán dự án.

Thao tác sử dụng của dấu liền mực vô cùng thuận tiện, giúp người làm hồ sơ tiết kiệm rất nhiều thời gian tại văn phòng. Bạn chỉ cần tháo nắp bảo vệ ở đáy dấu ra, đặt con dấu vào đúng vị trí cần đóng rồi ấn nhẹ tay từ trên xuống là xong một bản vẽ. Khi cần xử lý hàng chục tập hồ sơ hoàn công với hàng trăm bản vẽ kỹ thuật, con dấu liền mực cho phép dập liên tục mà không phải dừng lại chấm mực từng lần.

Mặc dù vậy, dấu liền mực vẫn có những điểm hạn chế nhất định mà người mua cần lường trước khi quyết định đặt hàng. Thân dấu được làm bằng khung nhựa kỹ thuật, bên trong chứa các khớp nối lò xo định hình. Nếu bị rơi từ trên cao xuống nền bê tông công trường, khung nhựa rất dễ bị nứt vỡ hoặc lệch trục chuyển động, khiến mặt dấu không còn ép phẳng xuống giấy được nữa.

Dấu liền mực cũng đòi hỏi người dùng phải sử dụng loại mực dầu thẩm thấu chuyên dụng riêng của từng hãng cán dấu. Bạn tuyệt đối không được đổ mực nước thông thường của khay tampon vào dấu liền mực, vì tạp chất trong mực nước sẽ làm tắc nghẽn các vi lỗ xốp trên mặt cao su. Khi các vi lỗ bị tắc, con dấu sẽ không thể ra mực đều được nữa, buộc bạn phải thay thế toàn bộ cụm mặt in mới.

Lưu ý chọn màu mực và khắc phục lỗi khi đóng dấu bản vẽ

Độ sắc nét của hình dấu hoàn công khi đóng lên bản vẽ chịu ảnh hưởng trực tiếp từ kỹ thuật gia công mặt dấu, chất lượng mực cùng bề mặt giấy in. Hồ sơ hoàn công là tài liệu kỹ thuật cần lưu trữ lâu dài theo tuổi thọ công trình, đòi hỏi vết mực phải bám chắc và không phai mờ qua thời gian. Việc lựa chọn dòng mực phù hợp kèm thao tác đóng dứt khoát sẽ giúp hồ sơ nghiệm thu luôn rõ ràng, sạch sẽ.

Trong thực tế thi công, các kỹ sư thường dùng thêm Khắc dấu ngày tháng năm đóng kèm lên các biên bản nghiệm thu hoặc đóng cạnh con dấu hoàn công để thể hiện rõ tiến độ bàn giao từng hạng mục. Khi phối hợp nhiều con dấu trên cùng một bộ hồ sơ, việc giữ đồng bộ về sắc độ mực và độ sắc nét là điều rất cần thiết. Những lỗi lem nhòe hay mất nét hoàn toàn có thể xử lý được nếu bạn biết cách chuẩn bị bề mặt đóng dấu.

Nhiều người đóng dấu hay gặp tình trạng mép khung bị mờ hoặc chữ ký bị nhòe sau khi gấp bản vẽ lại. Những sự cố này thường xuất phát từ việc vội vàng xếp chồng giấy khi mực chưa kịp khô, hoặc do đặt tờ bản vẽ trên mặt bàn làm việc bị lồi lõm. Thợ khắc dấu giàu trải nghiệm luôn có những mẹo nhỏ giúp bạn đóng dấu chuẩn xác ngay từ lần đầu tiên dập xuống giấy.

Lựa chọn màu mực đóng dấu nghiệm thu

Màu mực được sử dụng phổ biến cho con dấu hoàn công trên các công trường hiện nay là màu xanh dương, tiếp theo là màu mực đỏ. Tùy thuộc vào quy ước quản lý hồ sơ của từng chủ đầu tư hoặc ban quản lý dự án, nhà thầu sẽ lựa chọn màu mực phù hợp ngay khi đặt xưởng khắc dấu. Mục đích chính của việc chọn màu mực này là làm cho con dấu nổi bật rõ ràng trên nền bản vẽ in đen trắng.

Màu mực xanh dương được nhiều đơn vị tư vấn giám sát ưa chuộng vì nó tạo sự tương phản dễ nhìn với các đường nét kỹ thuật màu đen của bản vẽ CAD. Khi đóng dấu mực xanh, các chữ ký tay bằng bút bi xanh hoặc bút bi đen bên trong các ô chức danh vẫn giữ được sự rõ ràng, không bị chìm lẫn vào màu của khung dấu. Hơn nữa, việc dùng mực xanh giúp các bên dễ dàng phân biệt đâu là bản vẽ gốc hoàn công và đâu là bản sao photocopy đen trắng khi phân loại hồ sơ.

Màu mực đỏ thường được dùng ở các dự án công trình có vốn ngân sách nhà nước, nơi hồ sơ nghiệm thu đòi hỏi tính pháp lý thể hiện rõ ràng và trang trọng. Màu đỏ tạo cảm giác dứt khoát, thể hiện sự phê duyệt chính thức của các cấp lãnh đạo dự án đối với hạng mục đã hoàn thành. Tuy nhiên, khi đóng dấu bằng mực đỏ, người ký cần lưu ý dùng bút bi màu xanh hoặc đen để ký tên, không dùng bút mực đỏ trùng màu với con dấu.

Về bản chất dung môi mực, người dùng cần phân biệt rõ giữa mực gốc nước dùng cho dấu cán gỗ và mực gốc dầu dùng cho dấu liền mực. Mực gốc nước khô rất nhanh khi đóng lên bề mặt giấy in thông thường như giấy bãi bằng hay giấy văn phòng định lượng tiêu chuẩn. Tuy nhiên, nếu bản vẽ chẳng may bị nước mưa dính vào ngoài hiện trường, mực gốc nước sẽ rất dễ bị hòa tan và nhòe nét chữ.

Ngược lại, mực gốc dầu chuyên dụng của dấu liền mực có độ bám dính cực kỳ bền bỉ trên các thớ sợi giấy. Mực gốc dầu có khả năng chống thấm nước tốt, không bị phai màu dưới tác động của ánh sáng mặt trời hay độ ẩm không khí trong kho lưu trữ hồ sơ. Điểm cần lưu ý là mực gốc dầu thẩm thấu chậm hơn trên bề mặt giấy in trơn bóng, do đó bạn cần để tờ giấy nghỉ một lát cho mực khô hẳn trước khi xếp chồng tờ khác lên trên.

Khắc phục lỗi dấu lem nhòe hoặc mất nét

Hiện tượng con dấu hoàn công đóng xuống bị mất góc, đứt đoạn viền khung hoặc nhòe nhoẹt chữ là lỗi rất thường gặp tại các công trường xây dựng. Nguyên nhân phổ biến không nằm ở chất lượng mặt khắc cao su, mà do mặt bàn nơi đặt bản vẽ không phẳng. Con dấu hoàn công có kích thước lớn, nếu mặt bàn bị trũng ở giữa hoặc gồ ghề do dính cát sạn, mặt cao su sẽ không thể tiếp xúc đều với mặt giấy.

Để khắc phục lỗi mất nét do mặt bàn, giải pháp đơn giản nhất là bạn hãy chuẩn bị một tập giấy nháp dày hoặc một tấm lót chuột bằng cao su phẳng đặt dưới tờ bản vẽ. Lớp đệm này có độ lún đàn hồi nhẹ, giúp triệt tiêu hoàn toàn các điểm gồ ghề của mặt bàn gỗ bên dưới. Khi bạn dập con dấu xuống, lực ép từ tay sẽ truyền đều qua lớp đệm, giúp toàn bộ chu vi đường viền và các ô chữ ký đều in đậm nét lên giấy.

Kỹ thuật cầm dấu và dập dấu quyết định rất nhiều đến độ rõ nét của bản in hoàn công trên giấy. Khi sử dụng loại dấu cán gỗ, bạn cần cầm chắc núm phía trên, đặt mặt dấu tiếp xúc vuông góc với mặt giấy rồi mới dồn lực tay xuống. Thay vì chỉ ấn mạnh vào điểm giữa cán cầm, bạn hãy lắc nhẹ trọng tâm sang bốn góc xung quanh để mực ở mép viền ngoài cùng bám đều lên thớ giấy.

Sau khi đã dồn lực đều, bạn cần nhấc con dấu lên dứt khoát theo phương thẳng đứng vuông góc với mặt bàn. Tuyệt đối không được nhấc nghiêng một bên hoặc rê trượt con dấu trên mặt giấy, vì thao tác này sẽ khiến các mép cao su quẹt mực ra xung quanh tạo thành vết lem rất xấu. Đối với dấu liền mực, bạn chỉ cần giữ thẳng thân dấu, ấn đều tay xuống hết hành trình chuyển động của lò xo rồi thả lỏng tay để thân dấu tự nảy lên.

Trong trường hợp con dấu dùng lâu ngày bị bám bụi cát công trường hoặc cặn mực khô đóng dày ở các khe chữ nhỏ, bạn cần tiến hành vệ sinh mặt cao su định kỳ. Bạn hãy dùng một chiếc bàn chải đánh răng lông mềm, thấm một ít cồn y tế hoặc nước xà phòng loãng rồi chải nhẹ nhàng dọc theo các đường nét chữ. Sau khi cặn bẩn tan hết, bạn dùng khăn giấy khô thấm sạch nước rồi dập thử vài lần lên giấy nháp trước khi đóng lại lên bản vẽ chính thức.

Bạn gửi nội dung tên nhà thầu và chọn mẫu dấu dự kiến qua Zalo, xưởng Khắc Dấu Á Châu sẽ lên bản vẽ maket chi tiết gửi lại bạn duyệt kích thước trước khi đưa vào máy khắc.