Mẫu dấu văn phòng đại diện: quy định nội dung và cách làm

Khi bạn chuẩn bị mở văn phòng đại diện, việc trang bị con dấu phù hợp với chức năng hoạt động là công việc cần làm ngay. Con dấu này giúp nhân viên văn phòng xử lý các công văn trao đổi, ký nhận hồ sơ giao dịch, hỗ trợ quản lý giấy tờ thường nhật. Tuy nhiên, nhiều người vẫn phân vân giữa việc khắc dấu tròn, dấu vuông hay dấu hình chữ nhật. Bạn cần nắm rõ nguồn gốc thành lập của đơn vị mình để chọn đúng loại dấu ngay từ ban đầu.

Văn phòng đại diện không thể tự ý hoạt động kinh doanh độc lập, cũng không tự ý phát hành hóa đơn thương mại. Vai trò chủ yếu của đơn vị là khảo sát thị trường, đại diện liên lạc, xúc tiến quan hệ kinh tế cho trụ sở chính. Vì vậy, các con dấu được khắc ra phải bám sát chức năng ủy quyền, thể hiện rõ tính trực thuộc. Việc hiểu đúng mục đích giúp bạn tránh lãng phí chi phí gia công, tránh rủi ro dùng sai mục đích văn bản.

Quá trình làm con dấu trải qua các bước từ tiếp nhận giấy tờ, dựng maket chữ, khắc mặt cao su, cho tới dập kiểm tra thực tế. Mỗi công đoạn đều đòi hỏi người thợ phải tỉ mỉ, kiểm tra kỹ từng dấu chấm, dấu phẩy, mã số định danh. Nếu bạn đặt nhầm thông tin, con dấu sau khi hoàn thiện sẽ không thể tái sử dụng, buộc phải bóc bỏ mặt cao su để khắc lại. Dưới đây là chi tiết từng khía cạnh kỹ thuật, nội dung và thao tác đặt hàng thực tế tại xưởng.

Phân loại các mẫu con dấu văn phòng đại diện minh họa

Khi phân nhóm con dấu cho văn phòng đại diện, tiêu chí phân định đầu tiên dựa trên xuất xứ của đơn vị chủ quản. Nhóm thứ nhất thuộc về văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, nhóm thứ hai thuộc về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước. Mỗi nhóm có hình thức tạo hình riêng biệt, từ dạng khuôn tròn trang trọng đến các dạng hình chữ nhật, hình vuông tiện dụng.

Phương án tạo hình tròn thường dành riêng cho các hồ sơ ngoại thương, mang tính đối ngoại, cần thể hiện tên tiếng nước ngoài song song với tiếng Việt. Phương án tạo hình chữ nhật hoặc hình vuông lại thích hợp cho các giao dịch hành chính thông thường, xác nhận văn bản luân chuyển nội bộ. Bạn không nên chọn hình dáng con dấu theo sở thích ngẫu hứng, bởi vì hình dáng con dấu phải phản ánh đúng căn cứ pháp lý lúc thành lập.

Hình ảnh minh họa trong tài liệu chỉ mang tính chất thể hiện sơ đồ bố cục các dòng chữ, không phải là hình ảnh hàng thương mại có sẵn. Bạn cần nhìn vào sơ đồ bố cục để hình dung thứ tự dòng chữ, độ thoáng giữa các ký tự, khoảng trống dành cho logo nếu có. Việc đối chiếu sơ đồ này giúp người đặt hàng và thợ kỹ thuật thống nhất cách dàn trang, tránh hiểu lầm khi máy bắt đầu quét tia nhiệt.

Bảng so sánh phương án tạo hình con dấu văn phòng đại diện:

Tiêu chí xem xét	Mẫu dấu tròn ngoại thương	Mẫu dấu chữ nhật hoặc vuông nội bộ
Căn cứ thành lập	Giấy phép của cơ quan thẩm quyền nhà nước	Quyết định nội bộ của doanh nghiệp chủ quản
Hình dáng khuôn phôi	Khuôn tròn khép kín, bố cục cung tròn	Khuôn chữ nhật hoặc khuôn vuông, bố cục dòng ngang
Màu mực thường dùng	Mực đỏ	Mực đỏ, mực xanh dương
Mục đích sử dụng	Báo cáo định kỳ, liên lạc xúc tiến thương mại	Giao nhận bưu kiện, xác nhận luân chuyển tài liệu
Đánh đổi kỹ thuật	Cần uốn cong chữ khéo léo, giới hạn ký tự	Dễ xếp nhiều dòng, nhưng kích thước thân cán lớn hơn

Mẫu dấu tròn văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Mẫu dấu tròn của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài có vành ngoài thể hiện trọn vẹn tên tiếng Việt của đơn vị. Tên này phải được xếp uốn cong theo cung tròn phía trên, các chữ cái cách đều mép viền ngoài để mực không tràn ra ngoài. Phía dưới của cung tròn thường ghi địa phương nơi đặt trụ sở làm việc, ví dụ như Thành phố Hồ Chí Minh hoặc tỉnh thành liên quan.

Phần trung tâm lòng dấu là nơi thể hiện tên tiếng nước ngoài của công ty mẹ, hoặc tên viết tắt đã đăng ký trong hồ sơ thành lập. Phông chữ ở khu vực trung tâm thường chọn kiểu chữ in hoa thẳng hàng, nét chữ đứng đắn, giúp người tiếp nhận văn bản đọc rõ từng ký tự. Nếu thương nhân nước ngoài có nhiều chữ cái trong tên riêng, thợ thiết kế phải giảm độ đậm của nét chữ, giữ khoảng cách tối thiểu giữa các chữ để tránh lem mực khi dập.

Trong phạm vi áp dụng cho các tổ chức, thương nhân nước ngoài hoạt động tại Việt Nam theo pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu, việc khắc mẫu dấu tròn này phải tuân thủ trình tự cấp phép được quy định tại Cổng thông tin điện tử Chính phủ. Khi tiếp nhận yêu cầu gia công loại dấu này, xưởng luôn yêu cầu người đặt xuất trình giấy tờ cho phép khắc dấu từ cơ quan chức năng. Bạn có thể tham khảo thêm cấu trúc phôi dấu tròn tại trang dấu tròn công ty để hiểu cơ chế lật mặt tự động của hộp dấu.

Mẫu con dấu văn phòng đại diện doanh nghiệp trong nước

Đối với doanh nghiệp trong nước, văn phòng đại diện thường chọn mẫu dấu hình chữ nhật hoặc hình vuông nhằm phục vụ việc kiểm soát hồ sơ nội bộ. Bố cục hình chữ nhật giúp các dòng chữ được trải dài tự nhiên theo chiều ngang của dòng kẻ, người đọc dễ dàng theo dõi thông tin từ trái qua phải. Dòng trên cùng thường dành cho tên công ty chủ quản, dòng tiếp theo ghi tên văn phòng đại diện, dòng dưới cùng thể hiện mã số thuế chi nhánh cùng địa phương.

Nếu doanh nghiệp lựa chọn phôi dấu hình vuông, không gian mặt dấu sẽ mở rộng đều theo bốn cạnh, cho phép thợ khắc đặt thêm viền chỉ kép trang trọng. Dấu hình vuông thích hợp cho những đơn vị có tên công ty dài, cần chia thành nhiều dòng chữ mà không lo chữ bị ép dẹp. Khi sắp xếp bố cục vuông, thợ có thể đặt thêm một góc nhỏ cho biểu trưng công ty nếu bạn có nhu cầu, tạo điểm nhấn riêng trên các công văn gửi đi.

Sự đánh đổi giữa hai kiểu dáng này nằm ở diện tích chiếm chỗ trên bề mặt giấy tờ và độ tiện lợi khi mang theo. Con dấu hình chữ nhật có thân cán thon gọn, dễ đút vừa vào túi đựng tài liệu, nhưng lại hạn chế số lượng từ trên mỗi dòng. Con dấu hình vuông chứa được nhiều dữ liệu hơn, chữ to rõ ràng hơn, nhưng thân dấu lại to bản, chiếm nhiều diện tích trên trang giấy khi đóng xen kẽ các chữ ký.

Quy định nội dung thể hiện trên mặt con dấu văn phòng đại diện

Nội dung thể hiện trên mặt con dấu của văn phòng đại diện không thể tùy tiện đưa vào, mà phải dựa trên chứng từ pháp lý đã được cấp. Từng con chữ, từng con số, từng dấu chấm phân cách đều cần độ chuẩn xác cao, giúp văn bản giữ tính minh bạch khi chuyển đến các đơn vị hữu quan. Bạn cần đối chiếu kỹ lưỡng từng thông tin trên bản vẽ mẫu trước khi thợ xưởng tiến hành chạy máy.

Nếu nội dung con dấu bị lệch so với giấy tờ đăng ký, đối tác có thể từ chối tiếp nhận tài liệu, làm gián đoạn tiến độ công việc hàng ngày. Thợ lành nghề luôn khuyên bạn không nên lạm dụng quá nhiều chi tiết trang trí rườm rà trên mặt dấu. Mặt con dấu càng tinh gọn, chữ viết càng chuẩn mực thì nét mực khi dập xuống giấy sẽ càng sắc nét, dễ nhìn.

Bên cạnh đó, việc chọn tỷ lệ chiều cao của chữ cũng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng con dấu khi dùng lâu dài. Nếu chọn cỡ chữ quá nhỏ, các nét rỗng của chữ cái như chữ O, chữ A, chữ D rất dễ bị mực đọng lại, gây hiện tượng nhòe đen trên các loại giấy mỏng. Thợ kỹ thuật sẽ căn chỉnh tỷ lệ nét chữ vừa vặn với kích thước phôi, tạo khoảng hở đủ rộng cho mực thoát đều.

Nội dung bắt buộc theo giấy chứng nhận hoạt động

Nội dung bắt buộc đầu tiên phải có trên mặt dấu là tên đầy đủ của văn phòng đại diện gắn liền với tên doanh nghiệp chủ quản. Tên này phải trùng khớp từng ký tự trên Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, không được tự ý viết tắt hoặc lược bỏ thành phần. Tên đơn vị thường được in hoa rõ ràng, giúp phân định rõ ràng giữa tổ chức chủ quản và đơn vị trực thuộc.

Thành phần bắt buộc tiếp theo là mã số đơn vị phụ thuộc, thường là chuỗi số định danh gồm các chữ số gắn liền với mã số thuế của công ty mẹ. Trong phạm vi áp dụng cho doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp, thẩm quyền tự chủ quyết định hình thức, số lượng, nội dung con dấu của đơn vị phụ thuộc được nêu tại Cổng thông tin điện tử Chính phủ. Khi khắc mã số này, bạn cần kiểm tra từng chữ số, vì chỉ cần nhầm một số thì con dấu sẽ mang danh nghĩa của một đơn vị khác. Bạn có thể xem thêm quy cách sắp xếp dòng số này tại mục khắc dấu mã số thuế của xưởng.

Thành phần thứ ba không thể thiếu là địa danh hành chính cấp tỉnh hoặc thành phố nơi văn phòng đặt trụ sở làm việc. Bạn chỉ cần ghi tên tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương, không nên ghi chi tiết số nhà hay ngõ ngách vào mặt dấu. Địa chỉ cụ thể có thể biến động khi văn phòng chuyển địa điểm thuê, trong khi việc giữ tên tỉnh thành giúp bạn tiếp tục dùng con dấu mà không cần khắc lại.

Các thông tin bổ sung và lưu ý về ngôn ngữ thể hiện

Ngoài những dòng nội dung cốt lõi, một số văn phòng đại diện có nhu cầu đưa thêm số điện thoại bàn, địa chỉ thư điện tử hoặc biểu trưng đơn vị. Các chi tiết này chỉ nên đưa vào khi phôi dấu còn khoảng trống rộng, tránh làm cho mặt dấu trở nên chật chội. Nếu diện tích phôi dấu quá hẹp, việc dồn ép nhiều dữ liệu phụ sẽ làm giảm kích cỡ chữ chính, khiến mắt thường khó nhận biết nội dung quan trọng.

Đối với các văn phòng đại diện có yếu tố nước ngoài, ngôn ngữ thể hiện trên con dấu đòi hỏi sự đối chiếu cẩn thận giữa bản tiếng nước ngoài và bản dịch. Chữ tiếng nước ngoài phải khớp hoàn toàn với hồ sơ đăng ký, không được phép thay đổi thứ tự các từ ngữ. Phông chữ tiếng nước ngoài nên đồng nhất về độ dày và phong cách với chữ tiếng Việt, giữ cho bố cục con dấu có sự cân đối về mặt thị giác.

Một lỗi thường thấy là khách hàng tự ý dịch tên công ty mẹ sang tiếng Việt theo cách hiểu riêng, không trùng với bản dịch công chứng đã nộp cơ quan cấp phép. Khi đóng dấu lên hồ sơ gửi cơ quan quản lý, sự bất nhất này sẽ khiến chuyên viên xử lý nghi ngờ tính xác thực của tài liệu. Bạn cần mang theo bản sao giấy chứng nhận hoạt động để thợ xưởng đối chiếu từng chữ cái, phòng tránh sai sót không đáng có.

Hướng dẫn các bước làm con dấu văn phòng đại diện

Quy trình gia công con dấu tại xưởng gồm các bước tiếp nhận hồ sơ, thiết kế maket, khắc nhiệt mặt cao su, kiểm tra chất lượng bản dập. Mỗi bước đều có sự liên kết chặt chẽ, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa khách hàng và người thợ kỹ thuật. Nắm vững từng công đoạn giúp bạn chủ động thời gian, kiểm soát tốt thành phẩm khi nhận dấu.

Khi bạn hiểu rõ các bước triển khai, việc trao đổi yêu cầu với thợ sẽ diễn ra nhanh chóng, đúng trọng tâm. Ngoài việc vận hành máy móc gia công, người thợ sẽ trực tiếp tư vấn các phương án dàn chữ thích hợp với từng loại giấy tờ. Dưới đây là bốn giai đoạn chi tiết từ khi bắt đầu lên ý tưởng cho tới lúc hoàn thiện một con dấu hoàn chỉnh.

Chuẩn bị thông tin đăng ký và hồ sơ pháp lý ban đầu

Điểm bắt đầu của quy trình là khâu thu thập thông tin và chuẩn bị bản chụp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng. Bạn cần chụp hình thật rõ nét các góc văn bản, đặc biệt là phần tên đơn vị, mã số hoạt động, cơ quan cấp phép. Hình ảnh mờ nhạt có thể dẫn đến việc thợ nhìn nhầm các ký tự tương đồng như chữ B với số 8, chữ D với chữ O.

Tiếp theo, bạn cần xác định cụ thể mục đích sử dụng của con dấu trong công việc hàng ngày của văn phòng mình. Nếu con dấu chỉ dùng cho nhân viên đóng nhận thư từ, biên bản giao nhận bưu phẩm, bạn chỉ cần chọn kích cỡ vừa phải, bố cục chữ nhật giản dị. Nếu con dấu dùng để đóng các văn bản báo cáo thị trường quan trọng, bạn nên chọn phôi dấu có khung viền trang nhã, phân chia các dòng trang trọng hơn.

Bên cạnh con dấu văn phòng, bạn nên rà soát xem đơn vị mình có cần làm thêm các con dấu cá nhân kèm theo hay không. Thông thường, văn phòng đại diện sẽ làm đồng bộ con dấu cơ quan đi kèm với dấu chức danh và dấu tên của vị trưởng đại diện. Việc đặt làm cùng một thời điểm giúp bạn đồng bộ về màu mực, đồng bộ về kiểu phông chữ khi phát hành văn bản.

Dựng bản vẽ bố cục và chọn loại cán dấu phù hợp

Điểm nối kỹ thuật tiếp theo là việc đưa toàn bộ nội dung đã thống nhất vào phần mềm đồ họa chuyên dụng để dựng bản vẽ maket. Thợ thiết kế sẽ căn chỉnh khoảng cách giữa các dòng, điều chỉnh độ cong của chữ đối với dấu tròn, hoặc căn lề hai bên đối với dấu vuông. Phông chữ được chọn thường là các phông chữ in hoa chân phương, nét đều, không có các đường uốn lượn phức tạp gây rối mắt.

Ở công đoạn này, xưởng sẽ tư vấn bạn chọn thân dấu liền mực (Shiny, Trodat, Colop) để tiện cho thao tác đóng dập hàng ngày. Thân dấu lật liền mực giúp khay mực tự động tiếp xúc với mặt cao su sau mỗi lần dập, thao tác đóng diễn ra êm ái, sạch sẽ. Tuy nhiên, nếu văn phòng cần đóng dấu lên các bề mặt đặc thù như giấy bóng kính, bìa phủ nilon hay thùng carton, xưởng sẽ hướng dẫn bạn dùng khay mực chuyên dụng thay vì mực nước thông thường.

Sau khi dựng xong bản vẽ, thợ sẽ xuất tệp hình ảnh gửi qua điện thoại để bạn xem xét kỹ lưỡng từng thông tin. Bạn hãy đọc lại tên công ty, kiểm tra từng chữ số trong mã số định danh, xem xét dấu thanh của tiếng Việt. Khi bạn đồng ý với maket đó, thợ xưởng mới bắt đầu truyền dữ liệu sang hệ thống máy cắt để xử lý vật liệu.

Gia công mặt dấu cao su và kiểm tra vết dập thử nghiệm

Sau khi chốt bản vẽ, thợ đặt tấm cao su chuyên dụng vào bàn máy để tiến hành khắc nhiệt bằng chùm tia hội tụ. Chùm tia năng lượng cao sẽ đốt cháy phần cao su thừa theo đường nét của bản vẽ, tạo ra các rãnh sâu rõ rệt xung quanh thân chữ. Nhờ rãnh khắc có độ sâu thích hợp, bề mặt chữ nổi lên độc lập, giúp mực không bị lem sang các vùng chung quanh khi người dùng thao tác.

Mặt cao su sau khi khắc xong được người thợ lấy ra, rửa sạch bụi than bám dính ở các khe hở, rồi sấy khô hoàn toàn. Thợ tiến hành dán miếng cao su vào đế xoay của thân dấu bằng lớp keo dán chuyên dụng chịu lực. Khay mực được châm một lượng mực vừa đủ vào lớp mút xốp, không châm quá nhiều để tránh hiện tượng mực chảy ứ đọng trên bề mặt.

Điểm kết thúc của khâu gia công là việc dập thử nghiệm liên tục trên các trang giấy trắng có độ dày mỏng khác nhau. Thợ quan sát kỹ vết mực in ra, kiểm tra xem đường viền có bị đứt quãng, nét chữ có bị khuyết hay độ đậm nhạt có đồng đều không. Nếu vết dập hiển thị rõ ràng, màu mực tươi tắn, không bị nhòe sợi giấy thì con dấu mới đạt yêu cầu để đóng gói giao cho bạn.

Lỗi gia công thường gặp và phương án khắc phục

Một lỗi thường gặp trong quá trình làm dấu là hiện tượng dính nét chữ do nhồi nhét quá nhiều thông tin vào phôi dấu nhỏ. Khi khoảng cách giữa các ký tự quá chật hẹp, nhiệt lượng tỏa ra trong quá trình khắc có thể làm biến dạng các góc nhọn của chữ cái. Để khắc phục triệt để, thợ sẽ khuyên bạn chuyển sang kích thước phôi lớn hơn, hoặc giản lược bớt các dòng chữ phụ trợ không cần thiết.

Tình trạng lem mực ra mép ngoài của văn bản cũng hay xảy ra khi khay mực bị châm quá đầy, hoặc người dùng dập dấu với góc nghiêng không đều. Khắc phục vấn đề này rất dễ dàng bằng cách tháo khay mực ra, dùng giấy thấm bớt lượng mực thừa rồi lắp trở lại. Khi thao tác đóng dấu, bạn nên đặt mặt đáy của cán dấu tiếp xúc phẳng với mặt giấy, dùng lực ấn đều từ trên xuống theo phương thẳng đứng.

Nếu không may phát hiện sai sót số liệu sau khi con dấu đã gia công xong, bạn không thể cạo sửa từng chữ cái trên mặt cao su. Thợ bắt buộc phải bóc bỏ hoàn toàn miếng cao su cũ, chỉnh sửa lại file thiết kế trên máy tính rồi khắc một mặt cao su mới. Do chi phí làm lại mặt cao su tương đương làm mới, việc rà soát kỹ lưỡng maket ban đầu là bước kiểm tra quan trọng bạn không nên bỏ qua.

Quy trình 4 bước làm con dấu văn phòng đại diện:

[Tiếp nhận giấy phép] -> [Dựng bản vẽ maket] -> [Khắc nhiệt cao su] -> [Dập kiểm tra vết mực]
 | | | |
 Kiểm tra tên, mã số Căn chỉnh phông, Tạo rãnh chữ sâu, Thử trên giấy mỏng,
 và địa phương khoảng cách nét vệ sinh bụi than chỉnh lực dập tay

Thẩm quyền sử dụng và thủ tục nộp lại con dấu văn phòng đại diện

Việc sử dụng con dấu văn phòng đại diện gắn liền với phạm vi quyền hạn mà công ty mẹ đã phân cấp bằng văn bản. Bạn cần hiểu rõ giới hạn sử dụng của con dấu này để không vi phạm các thỏa thuận dân sự hoặc giao kết thương mại. Dùng dấu đúng quyền hạn giúp giảm thiểu rủi ro, ngăn ngừa các tranh chấp phát sinh giữa các bên hợp tác.

Khi văn phòng đại diện có thay đổi về địa giới hành chính, đổi tên gọi hoặc có quyết định giải thể, con dấu cần được xử lý rõ ràng. Việc tiếp tục giữ con dấu của đơn vị đã ngừng hoạt động dễ gây nhầm lẫn trong quá trình xử lý giấy tờ nội bộ. Dưới đây là những lưu ý thực tế về khâu quản lý cùng các bước thu hồi con dấu khi đơn vị dừng hoạt động.

Giới hạn sử dụng so với con dấu chi nhánh và công ty

Con dấu của văn phòng đại diện chỉ có giá trị xác nhận trong phạm vi các công việc liên lạc, khảo sát đối tác, xúc tiến thương mại. Bản thân văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân độc lập, không được nhân danh chính mình để thực hiện các hợp đồng kinh doanh sinh lợi. Do đó, con dấu này không thể thay thế cho con dấu của công ty chủ quản trong các hợp đồng mua bán tài sản lớn.

Trưởng văn phòng đại diện thực hiện ký kết hợp đồng thương mại khi có văn bản ủy quyền từ người đại diện của công ty mẹ. Nếu không có ủy quyền cụ thể cho từng giao dịch, việc đóng dấu văn phòng đại diện lên hợp đồng mua bán dễ phát sinh rủi ro tranh chấp khi thực hiện. Bạn có thể sử dụng thêm dấu công văn đến, đi để phân loại tài liệu văn thư tiếp nhận hàng ngày, hỗ trợ kiểm soát thư từ gửi đến.

Trong phạm vi áp dụng cho cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước về công tác văn thư, vị trí đóng dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái được quy định tại Cổng thông tin điện tử Chính phủ. Doanh nghiệp tư nhân có thể tham khảo nguyên tắc này để bố trí vị trí đóng mộc ngay ngắn, không đè lấp toàn bộ chữ ký của người đại diện. Khác với văn phòng đại diện, chi nhánh công ty có chức năng kinh doanh trực tiếp, nên con dấu chi nhánh có phạm vi sử dụng rộng hơn rất nhiều trong các chứng từ tài chính.

Quy trình hoàn trả con dấu khi chấm dứt hoạt động

Khi doanh nghiệp quyết định giải thể văn phòng đại diện, người quản lý cần thực hiện các bước thu hồi và hủy con dấu theo đúng quy định. Việc quản lý lỏng lẻo con dấu sau khi dừng hoạt động có thể tạo kẽ hở cho những hành vi gian lận giấy tờ. Tùy thuộc vào nguồn gốc của con dấu, quy trình hoàn trả sẽ có những điểm khác biệt bạn cần lưu ý.

Đối với văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài sử dụng con dấu tròn do cơ quan công an quản lý, đơn vị phải nộp lại con dấu kèm giấy biên nhận đăng ký mẫu dấu ban đầu. Cơ quan chức năng sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu tình trạng mặt dấu với hồ sơ gốc rồi lập biên bản thu hồi hoặc biên bản tiêu hủy con dấu. Sau khi hoàn tất, cơ quan này sẽ cấp giấy xác nhận việc đã nộp lại con dấu để bạn nộp cho cơ quan cấp phép đầu tư.

Đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước dùng con dấu do đơn vị tự khắc, việc quản lý con dấu khi đóng cửa do điều lệ công ty quyết định. Người đứng đầu văn phòng cần lập biên bản bàn giao, chuyển con dấu về trụ sở chính của công ty mẹ để hội đồng quản trị hoặc ban giám đốc lưu trữ hay hủy bỏ. Mọi thao tác bàn giao con dấu nội bộ nên được lập thành văn bản rõ ràng, có chữ ký xác nhận của hai bên để làm căn cứ lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp.

Nếu con dấu của bạn dùng lâu ngày bị mòn vẹt, nứt mặt cao su hoặc chuyển địa điểm làm việc, bạn có thể tham khảo dịch vụ sửa, khắc lại con dấu để thay mới mặt chữ mà vẫn giữ nguyên thân cán. Việc thay thế mặt cao su mới giúp nét dập trở lại sắc sảo, không làm gián đoạn dòng công việc giấy tờ tại văn phòng.

Bạn gửi nội dung chữ cần làm hoặc hình chụp giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện qua Zalo, xưởng sẽ dựng bản vẽ maket chi tiết gửi lại bạn xem trước khi chạy máy khắc.